Το μέσο business email διαβάζεται σε 15 δευτερόλεπτα, στο κινητό, ανάμεσα σε συναντήσεις. Η εισαγωγή σου τριών παραγράφων, οι δύο παρεκβάσεις και το θαμμένο αίτημα δεν επιβιώνουν σε αυτό το παράθυρο. Ο αναγνώστης απαντά «Μπορείς να συνοψίσεις τι χρειάζεσαι;» και τώρα και οι δύο ξοδεύετε περισσότερο χρόνο από όσο απαιτούσε το αρχικό μήνυμα.
Ένα καθαρό και σύντομο email είναι ένα business μήνυμα που δηλώνει νωρίς τον σκοπό του, χρησιμοποιεί απλή γλώσσα και περιλαμβάνει μόνο τις λεπτομέρειες που χρειάζεται ο αναγνώστης για να απαντήσει. Το σύντομο δεν σημαίνει ψυχρό ή ελλιπές. Σημαίνει ότι κάθε πρόταση δικαιώνει τη θέση της. Δες πώς γράφεις email που σέβονται τον χρόνο του αναγνώστη και παίρνουν αποτέλεσμα.
Τι σημαίνει καθαρό και σύντομο στο email;
Καθαρό σημαίνει ότι ο αναγνώστης καταλαβαίνει τι ζητάς χωρίς να ξαναδιαβάσει. Σύντομο σημαίνει ότι το λες με τις λιγότερες λέξεις που έχουν ακόμα νόημα. Μαζί παράγουν μηνύματα που παίρνουν γρηγορότερες απαντήσεις και λιγότερες ερωτήσεις διευκρίνισης.
Η καθαρότητα ξεκινά από έναν σκοπό ανά email. Αν έχεις δύο άσχετα αιτήματα, στείλε δύο μηνύματα. Η ανάμειξη θεμάτων σε ένα email καθυστερεί και τις δύο απαντήσεις και κάνει το μήνυμά σου δυσκολότερο στη σάρωση.
Πώς γράφεις ένα καθαρό και σύντομο email
Χτίσε το email γύρω από τις ανάγκες του αναγνώστη και όχι γύρω από τη δική σου πορεία σκέψης. Δεν χρειάζεται κάθε βήμα που έκανες για να φτάσεις σε συμπέρασμα. Χρειάζεται το συμπέρασμα και την ενέργεια που περιμένεις από αυτόν.
1. Ξεκίνα με το κύριο σημείο
Βάλε τον σκοπό στην πρώτη πρόταση μετά τον χαιρετισμό. Το «Χρειάζομαι την έγκρισή σου στο συνημμένο συμβόλαιο μέχρι την Πέμπτη» είναι καθαρό. Τρεις προτάσεις ιστορικού πριν από το αίτημα δεν είναι. Πρόσθεσε το πλαίσιο μετά το κύριο σημείο και όχι πριν από αυτό.
2. Χρησιμοποίησε σύντομες παραγράφους και απλές λέξεις
Περιόρισε τις παραγράφους σε δύο ως τέσσερις προτάσεις. Αντικατάστησε την ορολογία με καθημερινή γλώσσα. Γράψε «ξεκινώ» αντί «εναρχθώ» και «χρησιμοποιώ» αντί «αξιοποιώ». Οι σύντομες προτάσεις έχουν κατά μέσο όρο 12 ως 16 λέξεις. Αν μια πρόταση ξεπερνά τις 25 λέξεις, χώρισέ την.
3. Κόψε το γέμισμα και τις επαναλήψεις
Σβήσε φράσεις που δεν προσθέτουν πληροφορία. Το «Ήθελα απλώς να επικοινωνήσω για να πω ότι» μπορεί να γίνει «Έχω μια ερώτηση για». Αφαίρεσε διπλά σημεία. Αν δήλωσες προθεσμία στο θέμα, δεν χρειάζεσαι τρεις υπενθυμίσεις στο κείμενο.
4. Χρησιμοποίησε λίστες για πολλά στοιχεία
Όταν έχεις τρία ή περισσότερα σημεία, χρησιμοποίησε αριθμημένη λίστα ή λίστα με κουκκίδες. Οι λίστες σαρώνονται ευκολότερα από τις μακριές παραγράφους. Κάνουν επίσης απλό για τον αναγνώστη να απαντήσει σημείο προς σημείο.
Τεχνικές επεξεργασίας που μικραίνουν τα email σου
Γράψε το προσχέδιο και μετά διάβασέ το μία φορά με μία ερώτηση στο μυαλό. Τι μπορώ να αφαιρέσω χωρίς να χαθεί νόημα; Κόψε τουλάχιστον 20 τοις εκατό από το πρώτο προσχέδιο. Τα περισσότερα πρώτα προσχέδια έχουν γέμισμα που ο αναγνώστης δεν χρειάζεται.
Διάβασε το μήνυμα στο κινητό σου πριν το στείλεις. Αν πρέπει να κάνεις scroll πάνω από δύο φορές για να φτάσεις στην πρόσκληση σε ενέργεια, είναι πολύ μακρύ. Συνδύασε τη σύντομη γραφή με ένα αιχμηρό θέμα από τα επαγγελματικά θέματα email, ώστε ο αναγνώστης να ξέρει τι να περιμένει πριν το ανοίξει.
Τα σύντομα email χρειάζονται και πάλι σωστή δομή. Κράτα τον χαιρετισμό, τη γραμμή κλεισίματος, τον χαιρετισμό κλεισίματος και την υπογραφή. Το κεφάλαιο πώς γράφεις ένα επαγγελματικό email καλύπτει ολόκληρο το πλαίσιο. Οι καλές συνήθειες από τις βέλτιστες πρακτικές business email για επωνυμίες ενισχύουν τις ίδιες αρχές σε όλη την ομάδα σου.
Αυτό το κεφάλαιο κλείνει την ενότητα γραφής. Τώρα έχεις οδηγίες για τη δομή, τα ανοίγματα, τα κλεισίματα, τους χαιρετισμούς κλεισίματος και τα θέματα. Συνδύασέ τα όλα με μια διεύθυνση της επωνυμίας από το πώς δημιουργείς διευθύνσεις email στο domain σου και τα πρότυπα εθιμοτυπίας από τις προηγούμενες ενότητες.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο σύντομο πρέπει να είναι ένα business email;
Τα περισσότερα business email πρέπει να χωρούν σε 100 ως 200 λέξεις. Τα σύνθετα θέματα μπορεί να χρειάζονται περισσότερες, αλλά κάθε επιπλέον πρόταση πρέπει να δικαιώνει τη θέση της. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και τα email σου πρέπει να είναι εξίσου άμεσα.
Κάνει το σύντομο γράψιμο τα email μου να ακούγονται αγενή;
Το σύντομο και το αγενές δεν είναι το ίδιο. Μπορείς να είσαι λακωνικός και ευγενικός, κρατώντας τον χαιρετισμό, χρησιμοποιώντας «παρακαλώ» και «ευχαριστώ» όπου βγαίνει φυσικά και κλείνοντας με σεβαστό χαιρετισμό.
Να βάζω όλες τις λεπτομέρειες σε ένα email ή να τις χωρίζω;
Συμπερίλαβε τις λεπτομέρειες που χρειάζεται ο αναγνώστης για να ενεργήσει, αλλά παράλειψε το ιστορικό που ήδη γνωρίζει. Αν το email καλύπτει δύο ξεχωριστές αποφάσεις, χώρισέ το σε δύο μηνύματα, ώστε το καθένα να μένει εστιασμένο.
Ποιες λέξεις να κόψω πρώτες όταν επεξεργάζομαι ένα email;
Κόψε φράσεις γεμίσματος όπως «ήθελα απλώς», «όπως ανέφερα» και «όπως ξέρεις». Αφαίρεσε επιρρήματα που δεν αλλάζουν το νόημα. Αντικατάστησε τις μακριές φράσεις με συντομότερες εναλλακτικές.
Είναι επαγγελματικές οι κουκκίδες στο business email;
Οι κουκκίδες είναι επαγγελματικές και κάνουν τις σύνθετες πληροφορίες ευκολότερες στη σάρωση. Χρησιμοποίησέ τες για λίστες τριών ή περισσότερων στοιχείων, βήματα ενέργειας ή επιλογές που πρέπει να διαλέξει ο αναγνώστης.
Πώς εκπαιδεύω την ομάδα μου να γράφει πιο καθαρά email;
Μοιράσου παραδείγματα πριν και μετά στον εσωτερικό οδηγό ύφους. Στείλε τα μέλη της ομάδας στα παραδείγματα επαγγελματικών email και όρισε πρότυπο ότι κάθε μήνυμα δηλώνει τον σκοπό του στην πρώτη παράγραφο.