Το εισερχόμενό σου δείχνει δώδεκα μη αναγνωσμένα μηνύματα. Σαρώνεις τα θέματα σε λιγότερο από δέκα δευτερόλεπτα. Τρία γράφουν «Μια γρήγορη ερώτηση». Δύο γράφουν «Follow-up». Ένα γράφει «Τιμολόγιο 4821, λήξη 15 Απριλίου, χρειάζεται έγκριση». Ανοίγεις πρώτα αυτό. Το θέμα έκανε τη δουλειά του πριν διαβάσεις μία λέξη μέσα στο μήνυμα.
Ένα επαγγελματικό θέμα email είναι μια σύντομη περιγραφή του περιεχομένου που βοηθά τον αναγνώστη να ιεραρχήσει και να ξαναβρεί το email σου αργότερα. Δεν είναι δόλωμα ούτε διαφημιστικό σύνθημα. Είναι μια ετικέτα που απαντά στην ερώτηση «Περί τίνος πρόκειται;». Δες πώς γράφεις επαγγελματικά θέματα email που ανοίγονται και παίρνουν απάντηση.
Τι κάνει αποτελεσματικό ένα επαγγελματικό θέμα email;
Ένα αποτελεσματικό θέμα είναι συγκεκριμένο, σύντομο και ειλικρινές. Λέει στον αναγνώστη τι να περιμένει μέσα στο μήνυμα. Όταν υπάρχει χώρος, περιλαμβάνει βασικές λεπτομέρειες όπως ονόματα έργων, ημερομηνίες ή την ενέργεια που χρειάζεται. Αποφεύγει αόριστες λέξεις που θα μπορούσαν να περιγράφουν οτιδήποτε.
Τα θέματα βοηθούν και στην αναζήτηση. Όταν ο αναγνώστης ψάχνει εκείνη τη συζήτηση για το συμβόλαιο από τον περασμένο μήνα, ένα θέμα όπως «Αναθεώρηση συμβολαίου, ημερομηνίες παράδοσης Μαρτίου» βρίσκεται εύκολα. Ένα θέμα όπως «Γεια» χάνεται για πάντα.
Πώς γράφεις επαγγελματικά θέματα email
Γράψε το θέμα πριν από το κείμενο. Όταν ξέρεις τον σκοπό σου, γίνονται πιο αιχμηρά και το θέμα και το μήνυμα. Στόχευσε σε έξι ως δέκα λέξεις όταν γίνεται. Βάλε μπροστά την πιο σημαντική πληροφορία.
1. Ονόμασε το θέμα και την ενέργεια
Συνδύασε το περιεχόμενο του μηνύματος με αυτό που χρειάζεσαι. Το «Έλεγχος προϋπολογισμού Q2, χρειάζονται σχόλια μέχρι την Παρασκευή» λέει το θέμα και την προθεσμία σε μία γραμμή. Σύγκρινέ το με το «Προϋπολογισμός», που φέρνει περισσότερες ερωτήσεις από όσες απαντά.
2. Βάλε ονόματα ή αριθμούς αναφοράς όταν χρειάζεται
Για αιτήματα υποστήριξης, τιμολόγια ή ενημερώσεις έργων, βάλε αριθμό παραγγελίας, ID αιτήματος ή όνομα πελάτη. Το «Αίτημα υποστήριξης, παραγγελία 9182, καθυστέρηση αποστολής» βοηθά το σωστό άτομο να δρομολογήσει και να ιεραρχήσει το μήνυμα.
3. Άλλαξε το θέμα όταν αλλάζει το αντικείμενο
Αν ένα νήμα μετακινείται σε νέο θέμα, άλλαξε το θέμα αντί να αφήσεις μια αλυσίδα από «Re: Re: Re:» που δεν περιγράφει πια τη συζήτηση. Αυτός είναι κανόνας καλής συμπεριφοράς που καλύπτεται στους κανόνες εθιμοτυπίας email για επωνυμίες.
Μοτίβα θεμάτων για συνηθισμένες περιστάσεις
Συστάσεις: «Σύσταση από [Όνομά σου] της [Εταιρείας]». Follow-up: «Follow-up για [συγκεκριμένο θέμα], [ημερομηνία τελευταίας επαφής]». Αιτήματα συνάντησης: «Αίτημα συνάντησης, [θέμα], εβδομάδα [ημερομηνία]». Ενημερώσεις κατάστασης: «Ενημέρωση [όνομα έργου], [ημερομηνία]». Εγκρίσεις: «[Όνομα εγγράφου], χρειάζεται έγκριση μέχρι [ημερομηνία]».
Απόφυγε τα κεφαλαία, την υπερβολική στίξη και τα παραπλανητικά θέματα που δεν ταιριάζουν με το κείμενο. Ένα θέμα με «ΕΠΕΙΓΟΝ» για μια ρουτίνα ενημέρωση εκπαιδεύει τον αναγνώστη να αγνοεί τα μηνύματά σου. Κράτα το ύφος συνεπές με το υπόλοιπο επαγγελματικό email, όπως περιγράφεται στο πώς γράφεις ένα επαγγελματικό email.
Μετράει και η διεύθυνση αποστολέα. Ένα θέμα από διεύθυνση με δικό σου domain τραβά περισσότερη προσοχή από την ίδια γραμμή σε έναν δωρεάν προσωπικό λογαριασμό. Δες το γιατί το επαγγελματικό email μετράει για τις επωνυμίες για την ολοκληρωμένη εικόνα.
Όταν τα θέματά σου γίνουν αιχμηρά, φρόντισε το κείμενο να είναι εξίσου καθαρό. Συνέχισε στο πώς γράφεις ένα καθαρό και σύντομο email για να σφίξεις το περιεχόμενο μέσα στο μήνυμα.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο μακρύ πρέπει να είναι ένα επαγγελματικό θέμα email;
Στόχευσε σε 40 ως 60 χαρακτήρες, ώστε το θέμα να εμφανίζεται ολόκληρο στα κινητά. Βάλε πρώτα τις πιο σημαντικές λέξεις. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και τα καθαρά θέματα φέρνουν τον ίδιο επαγγελματισμό στο εισερχόμενο.
Να χρησιμοποιώ λέξεις επείγοντος στο θέμα;
Χρησιμοποίησε επείγον ύφος μόνο όταν η κατάσταση είναι πραγματικά επείγουσα. Η υπερβολική χρήση λέξεων όπως «Επείγον» ή «ASAP» κάνει τους αναγνώστες καχύποπτους. Δήλωσε μια πραγματική προθεσμία, όπως «Χρειάζεται έγκριση μέχρι την Παρασκευή».
Είναι εντάξει να στείλω business email χωρίς θέμα;
Μην στέλνεις ποτέ business email χωρίς θέμα. Φαίνεται απρόσεκτο και κάνει το μήνυμα δύσκολο να βρεθεί αργότερα. Γράψε το θέμα πριν από το κείμενο, ώστε να μένεις συγκεντρωμένος σε έναν σκοπό.
Να αλλάζω το θέμα όταν απαντώ σε παλιό νήμα;
Άλλαξε το θέμα όταν το αντικείμενο της συζήτησης μετατοπίζεται αισθητά. Κράτα το Re: για άμεσες απαντήσεις στο ίδιο θέμα. Τα καθαρά θέματα βοηθούν όλους στο νήμα να μένουν προσανατολισμένοι.
Ποιο θέμα δουλεύει σε email πρώτης επαφής προς άγνωστο;
Ονόμασε τον λόγο του μηνύματος και την αξία για τον αναγνώστη. Το «Ευκαιρία συνεργασίας από [Εταιρεία]» είναι πιο καθαρό από το «Γεια». Συνδύασε ένα δυνατό θέμα με επαγγελματικό άνοιγμα από το πώς ξεκινάς ένα business email.
Ταιριάζουν emoji στα επαγγελματικά θέματα email;
Παράλειψε τα emoji στα θέματα για τα περισσότερα επαγγελματικά πλαίσια. Μπορεί να φαίνονται αντιεπαγγελματικά και να μην εμφανίζονται σωστά σε κάθε πρόγραμμα email. Τα θέματα σε απλό κείμενο είναι ασφαλέστερα.