Ανοίγεις το inbox πριν τον πρώτο καφέ και βλέπεις 47 αδιάβαστα μηνύματα. Τρία είναι από πελάτες που πληρώνουν. Δώδεκα είναι newsletters που ξέχασες ότι έγραψες. Τα υπόλοιπα είναι μπερδεμένες απαντήσεις, αποδείξεις και ένα νήμα του περασμένου μήνα που ήθελες να απαντήσεις. Μέχρι το μεσημέρι έχεις απαντήσει στα πιο θορυβώδη μηνύματα και όχι στα πιο σημαντικά.
Η οργάνωση του inbox ενός business email σημαίνει ότι δίνεις σε κάθε τύπο μηνύματος μια καθαρή θέση και ένα καθαρό επόμενο βήμα. Ήδη έστησες μια επαγγελματική διεύθυνση στο πώς δημιουργείς μια business διεύθυνση email. Η οργάνωση είναι αυτό που κρατά χρήσιμη τη διεύθυνση καθώς μεγαλώνει η επωνυμία.
Τι σημαίνει να οργανώνεις το inbox ενός business email;
Η οργάνωση του inbox ενός business email είναι η πρακτική της ταξινόμησης του εισερχόμενου email, ώστε να βρίσκεις, να ενεργείς και να αρχειοθετείς μηνύματα χωρίς να χάνεις χρόνο. Δεν αφορά το να φτάνεις μηδέν αδιάβαστα κάθε ώρα. Αφορά το να ξέρεις πού ζει το επείγον email πελατών, πού πάει το υλικό αναφοράς και τι μπορεί να περιμένει μέχρι την Παρασκευή.
Μια καλή δομή ταιριάζει με το πώς πραγματικά τρέχει η επιχείρησή σου. Ένας μόνος σύμβουλος χρειάζεται λιγότερες κατηγορίες από ένα κατάστημα με πωλήσεις, υποστήριξη και τιμολόγηση σε μία διεύθυνση. Ξεκίνα απλά. Πρόσθεσε επίπεδα μόνο όταν χαλάει η τρέχουσα ρύθμιση.
Γιατί μετράει η οργάνωση του inbox για την επωνυμία σου
Τα χαμένα email κοστίζουν χρήματα και εμπιστοσύνη. Ένα τιμολόγιο προμηθευτή που κάθεται κάτω από διαφημιστικά email μπορεί να καθυστερήσει μια αποστολή. Μια ερώτηση πελάτη που μένει μέρες αναπάντητη δείχνει ότι η επωνυμία σου είναι πολύ απασχολημένη για να νοιαστεί. Οι γρήγορες, αξιόπιστες απαντήσεις ξεκινούν από ένα inbox που σαρώνεις σε δευτερόλεπτα.
Η οργάνωση συνδυάζεται και με τις συνήθειες γραφής από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email. Όταν βρίσκεις γρήγορα το σωστό νήμα, απαντάς με πλαίσιο αντί να μαντεύεις. Αυτή η συνέπεια στηρίζει την εμπιστοσύνη που χτίζεις με το πώς το επαγγελματικό email χτίζει εμπιστοσύνη.
Μια απλή δομή για να ξεκινήσεις
1. Ταξινόμησε ανά ενέργεια και όχι ανά αποστολέα
Φτιάξε ομάδες με βάση το τι πρέπει να κάνεις με κάθε μήνυμα. Οι συνηθισμένες κατηγορίες περιλαμβάνουν απάντηση σήμερα, αναμονή για κάποιον άλλον, αναφορά και αρχείο. Η ταξινόμηση ανά ενέργεια κερδίζει την αρχειοθέτηση ανά άτομο, γιατί ένας πελάτης μπορεί να στείλει και επείγον και χαμηλής προτεραιότητας email.
2. Κράτα μία κατοικία για το email πελατών
Δρομολόγησε τα ερωτήματα υποστήριξης και πωλήσεων σε ξεχωριστή προβολή, ώστε να μην ανταγωνίζονται εσωτερικά σημειώματα. Αν η επωνυμία σου χρησιμοποιεί κοινή διεύθυνση για υποστήριξη, διάβασε το επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών για ιδέες ονοματοδοσίας και δρομολόγησης.
3. Έλεγχε το inbox με πρόγραμμα
Έλεγχε το email σε συγκεκριμένες ώρες και όχι με την καρτέλα ανοιχτή όλη μέρα. Η επεξεργασία σε παρτίδες μειώνει τις εναλλαγές πλαισίου και διευκολύνει την εφαρμογή των κανόνων ταξινόμησης κάθε φορά. Το επόμενο κεφάλαιο, φάκελοι και ετικέτες για business email, σου δείχνει πώς να στήσεις αυτές τις κατηγορίες στην εφαρμογή email σου.
Η πρώτη εκδοχή ενός οργανωμένου inbox μπορεί να είναι τρεις φάκελοι και ένας καθημερινός έλεγχος. Βελτίωσέ το καθώς μαθαίνεις ποια μηνύματα επαναλαμβάνονται και ποια σε εκπλήσσουν. Μια καθαρή δομή σήμερα γλιτώνει ώρες αναζήτησης αύριο.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσους φακέλους χρειάζεται το inbox μιας μικρής επιχείρησης;
Οι περισσότερες μικρές επωνυμίες τα καταφέρνουν με τρεις ως πέντε φακέλους ενέργειας συν ένα αρχείο. Οι πάρα πολλοί φάκελοι σε καθυστερούν, γιατί ξοδεύεις χρόνο να αποφασίσεις πού ανήκει το email. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Να οργανώνω ανά πελάτη ή ανά έργο;
Η ταξινόμηση ανά έργο δουλεύει όταν κάθε δουλειά έχει καθαρή αρχή και τέλος. Η ταξινόμηση ανά πελάτη ταιριάζει σε συνεχείς σχέσεις με πολλά νήματα στον χρόνο. Πολλοί ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν πρώτα φακέλους ενέργειας και προσθέτουν ετικέτες πελάτη μόνο για τους μεγαλύτερους λογαριασμούς.
Βοηθά η οργάνωση του email στις προσδοκίες χρόνου απάντησης;
Ένα ταξινομημένο inbox κάνει πιο εύκολο να εντοπίζεις μηνύματα που θέλουν απάντηση την ίδια μέρα. Τον πραγματικό χρονισμό τον ορίζεις εσύ με βάση τη χωρητικότητά σου και τις υποσχέσεις προς πελάτες. Δες το προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email για πρακτικές οδηγίες.
Μπορώ να οργανώσω το email πριν προσλάβω προσωπικό;
Οι μόνοι ιδιοκτήτες ωφελούνται περισσότερο από την πρώιμη οργάνωση, γιατί κάθε μήνυμα καταλήγει σε ένα άτομο. Οι απλοί κανόνες τώρα κάνουν την ανάθεση πιο εύκολη αργότερα. Το κεφάλαιο πώς αναθέτεις email χωρίς να χάνεις τον έλεγχο χτίζεται πάνω σε αυτό το θεμέλιο.
Ποια η διαφορά ανάμεσα στην οργάνωση και στην αρχειοθέτηση του email;
Η οργάνωση είναι το πώς ταξινομείς το ενεργό και πρόσφατο email, ώστε να δουλεύεις από αυτό καθημερινά. Η αρχειοθέτηση μετακινεί τα ολοκληρωμένα νήματα έξω από την κύρια προβολή, κρατώντας τα αναζητήσιμα. Το αρχειοθέτηση και αναζήτηση business email καλύπτει τη μακροπρόθεσμη πλευρά.
Πρέπει τα newsletters και οι ειδοποιήσεις να έχουν δικό τους φάκελο;
Ένας ξεχωριστός φάκελος ή φίλτρο για μαζικό email κρατά ορατά στην κορυφή της μέρας τα μηνύματα πελατών. Ξεφύλλισε αυτόν τον φάκελο με πρόγραμμα και μην τον αναμειγνύεις με συζητήσεις που θέλουν απάντηση. Ταιριάζει με τις συνήθειες από το κράτα το inbox καθαρό μακροπρόθεσμα.