Κάποιος στέλνει ένα μήνυμα προς όλη την εταιρεία για το πρόγραμμα των διακοπών. Εσύ θες να απαντήσεις στον προϊστάμενό σου για μια ανταλλαγή βάρδιας. Το δάχτυλό σου πατά Reply All. Είκοσι άνθρωποι τώρα ξέρουν ότι δεν μπορείς να δουλέψεις στις 24 Δεκεμβρίου. Χειρότερες περιπτώσεις αποκαλύπτουν συζήτηση για μισθούς, κριτική για πελάτες ή προσχέδια τιμών σε όλους στο νήμα.
Τα λάθη με το Reply All στα business email συμβαίνουν όταν απαντάς σε όλους τους παραλήπτες ενός μηνύματος χωρίς να ελέγξεις αν ο καθένας χρειάζεται την απάντησή σου. Το κουμπί είναι βολικό. Η ζημιά είναι γρήγορη. Δες τι πάει συνήθως στραβά.
Τι πάει στραβά με το Reply All στα business email;
Το Reply All πολλαπλασιάζει κάθε μήνυμα με τον αριθμό των ανθρώπων στο νήμα. Μια πλαϊνή συζήτηση πέντε ατόμων σε μια αλυσίδα τριάντα ατόμων δημιουργεί 150 περιττές ειδοποιήσεις. Οι άνθρωποι κάνουν σίγαση στο νήμα και χάνουν τη μία ενημέρωση που είχε σημασία.
Το Reply All αλλάζει και ποιος βλέπει τα λόγια σου. Ένα αστείο για έναν συνάδελφο φτάνει στον πελάτη που είναι στη λίστα κοινοποίησης. Μια φράση απογοήτευσης για έναν προμηθευτή καταλήγει στο inbox του προμηθευτή. Μόλις σταλεί, δεν μπορείς να μικρύνεις το κοινό.
Τα λάθη με το Reply All που κάνουν συχνότερα οι επωνυμίες
1. Απάντηση ενώ χρειαζόσουν μόνο τον αποστολέα
Τα ευχαριστήρια σε ολόκληρες λίστες διανομής προσθέτουν θόρυβο χωρίς αξία. Χρησιμοποίησε ως προεπιλογή το Reply, εκτός αν ολόκληρη η ομάδα χρειάζεται την απάντησή σου. Το πλαίσιο απόφασης βρίσκεται στο πότε να χρησιμοποιείς το Reply All στα business email.
2. Συνέχιση μιας ιδιωτικής πλαϊνής συζήτησης στην κύρια αλυσίδα
Δύο συνάδελφοι συζητούν logistics, ενώ άλλοι δώδεκα παίρνουν κάθε γραμμή. Ξεκίνα καινούργιο μήνυμα προς τη μικρή ομάδα. Τα βασικά της καλής συμπεριφοράς από το κανόνες σωστής συμπεριφοράς στα email για επωνυμίες θεωρούν την καθαρότητα του νήματος σεβασμό στον χρόνο των άλλων.
3. Καταιγίδες Reply All αφού κάποιος ζητήσει να σταματήσουν
Ένας γράφει «Παρακαλώ όχι άλλο Reply All». Δώδεκα άνθρωποι απαντούν με Reply All ότι συμφωνούν. Η ειρωνεία δεν διαφεύγει από κανέναν. Σπάσε τον κύκλο μην απαντώντας ή μεταφέροντας τη συζήτηση αλλού.
4. Έκθεση εσωτερικού πλαισίου σε εξωτερικούς παραλήπτες
Οι πελάτες σε ένα νήμα βλέπουν εσωτερική συζήτηση για εκπτώσεις, ευθύνες ή προθεσμίες. Αυτή η έκθεση φθείρει την εμπιστοσύνη πιο γρήγορα από μια καθυστερημένη απάντηση. Έλεγξε τις γραμμές To και Cc πριν από κάθε αποστολή.
Πώς μειώνουν οι ομάδες τη ζημιά από το Reply All
Εκπαίδευσε το προσωπικό να κάνει παύση όταν οι παραλήπτες είναι πάνω από πέντε. Διάβασε κάθε όνομα στις γραμμές To και Cc. Αν η απάντησή σου βοηθά μόνο ένα άτομο, χρησιμοποίησε Reply ή ξεκίνα νέο νήμα με αυτό το άτομο.
Οι υπεύθυνοι δίνουν το παράδειγμα. Τα στελέχη που χρησιμοποιούν σπάνια το Reply All δίνουν την άδεια και σε όλους τους άλλους. Οι γραπτοί κανόνες ανήκουν στο καλές πρακτικές business email για επωνυμίες.
Τα λάθη με τα συνημμένα είναι το επόμενο κεφάλαιο. Ένα λάθος Reply All μαζί με το λάθος αρχείο συνημμένο συνδυάζει δύο σφάλματα σε μία αποστολή.
Συχνές ερωτήσεις
Πότε είναι πραγματικά σωστό το Reply All;
Χρησιμοποίησε το Reply All όταν η απάντησή σου αλλάζει τα σχέδια όλων στο νήμα ή επιβεβαιώνει μια απόφαση που περιμένει η ομάδα. Οι ενημερώσεις κατάστασης που αφορούν έναν μόνο ρόλο πρέπει να πηγαίνουν μόνο σε εκείνον. Αν στήνεις σελίδες επικοινωνίας, μπορείς να το κάνεις με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY. Για τις δημόσιες ερωτήσεις, χρησιμοποίησε διευθύνσεις ανά ρόλο, ώστε να μην γίνονται τεράστια νήματα.
Μπορείς να αναιρέσεις ένα λάθος Reply All;
Δεν μπορείς να ανακαλέσεις ένα μήνυμα που οι περισσότεροι παραλήπτες έχουν ήδη ανοίξει. Στείλε μια σύντομη διόρθωση αν διέρρευσε ευαίσθητο περιεχόμενο. Ευρύτερα βήματα αποκατάστασης υπάρχουν στο καλές πρακτικές business email για επωνυμίες.
Χειροτερεύουν τα προβλήματα με το Reply All στις απομακρυσμένες ομάδες;
Οι απομακρυσμένες ομάδες βασίζονται περισσότερο σε email και chat, οπότε τα θορυβώδη νήματα γεμίζουν πιο γρήγορα τη μέρα. Η σαφής ευθύνη στις κοινές ουρές μειώνει το Reply All στα email υποστήριξης. Μοτίβα για απομακρυσμένες ομάδες υπάρχουν στο επαγγελματικό email για απομακρυσμένες ομάδες.
Πρέπει οι επωνυμίες να απενεργοποιούν το Reply All σε κάποιες λίστες;
Ορισμένα συστήματα email επιτρέπουν στους διαχειριστές να περιορίζουν το Reply All σε μεγάλες λίστες. Η πολιτική χρειάζεται πάντως ανθρώπινη κρίση, γιατί πολλές έγκυρες απαντήσεις απαιτούν ολόκληρη την ομάδα.
Πώς σχετίζεται το Reply All με τα λάθη παραλήπτη;
Και τα δύο λάθη προέρχονται από το ότι δεν διαβάζεις τη λίστα παραληπτών πριν την αποστολή. Τα λάθη παραλήπτη προσθέτουν ανθρώπους που δεν έπρεπε ποτέ να δουν το νήμα. Τα λάθος απευθυνόμενα email επικαλύπτονται με κινδύνους που καλύπτονται στο λάθη ασφάλειας email που κάνουν οι επωνυμίες.
Είναι εναλλάξιμα το Bcc και το Reply All;
Το Bcc κρύβει τους παραλήπτες μεταξύ τους και προορίζεται για στενές περιπτώσεις, όπως οι συστάσεις. Το Reply All εκθέτει όσους είναι ήδη στο νήμα. Η κακή χρήση του Bcc για κρυφή κοινοποίηση φθείρει την εμπιστοσύνη όταν αποκαλυφθεί.