Ένας υποψήφιος πελάτης υποβάλλει τη φόρμα επικοινωνίας σου στις 9:02 το βράδυ της Παρασκευής. Εσύ είσαι εκτός σύνδεσης μέχρι τη Δευτέρα. Χωρίς αυτόματο απαντητή, το inbox του μένει άδειο όλο το Σαββατοκύριακο. Με έναν, παίρνει μέσα σε δευτερόλεπτα ένα σύντομο σημείωμα που επιβεβαιώνει ότι πήρες το μήνυμα και πότε να περιμένει πλήρη απάντηση.
Οι αυτόματοι απαντητές για business email είναι η πιο απλή μορφή αυτοματισμού email. Στέλνουν ένα προκαθορισμένο μήνυμα όταν συμβεί ένα συγκεκριμένο γεγονός, όπως ένα εισερχόμενο email ή μια υποβολή φόρμας. Ήδη ξέρεις πότε έχει νόημα ο αυτοματισμός από το πότε πρέπει οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email. Οι αυτόματοι απαντητές είναι συνήθως το πρώτο εργαλείο που στήνουν οι επωνυμίες.
Τι είναι ένας αυτόματος απαντητής;
Ένας αυτόματος απαντητής είναι μια αυτόματη απάντηση που στέλνεται χωρίς χειροκίνητη ενέργεια, όταν πληρούται μια συνθήκη-ενεργοποιητής. Ο ενεργοποιητής μπορεί να είναι ένα email που φτάνει σε συγκεκριμένη διεύθυνση, μια υποβολή φόρμας στην ιστοσελίδα σου ή μια λέξη-κλειδί στο θέμα. Η απάντηση χρησιμοποιεί περιεχόμενο που έγραψες από πριν.
Οι αυτόματοι απαντητές διαφέρουν από τις πλήρεις ακολουθίες email. Μια ακολουθία στέλνει πολλά μηνύματα μέσα σε μέρες ή εβδομάδες. Ένας αυτόματος απαντητής συνήθως στέλνει ένα μήνυμα ανά γεγονός ενεργοποίησης. Και τα δύο ανήκουν στην ευρύτερη πρακτική που περιγράφεται στο τι είναι ο αυτοματισμός email για επωνυμίες.
Πώς δουλεύουν οι αυτόματοι απαντητές;
Η διαδικασία έχει τέσσερα βήματα. Πρώτα ορίζεις τον ενεργοποιητή, όπως ένα email προς το support@yourbrand.com ή μια φόρμα επικοινωνίας στην αρχική σου. Δεύτερον, γράφεις το περιεχόμενο της απάντησης, με θέμα και κείμενο. Τρίτον, ενεργοποιείς τον αυτόματο απαντητή στη φιλοξενία email ή στις ρυθμίσεις της φόρμας. Τέταρτον, το σύστημα παρακολουθεί για τον ενεργοποιητή και στέλνει αυτόματα την απάντηση.
Η απάντηση πρέπει να φεύγει από την ίδια διεύθυνση του domain στην οποία επικοινώνησε ο αποστολέας, κάτι που ενισχύει την εμπιστοσύνη που χτίζεις μέσα από το τι είναι μια διεύθυνση email με δικό σου domain. Συμπερίλαβε τα στοιχεία υπογραφής από το τι να βάλεις στην υπογραφή email, ώστε το αυτόματο μήνυμα να μοιάζει με το υπόλοιπο email της επωνυμίας σου.
Συνηθισμένοι τύποι αυτόματων απαντητών για επωνυμίες
1. Επιβεβαίωση φόρμας επικοινωνίας
Επιβεβαιώνει τη λήψη και ορίζει χρονοδιάγραμμα απάντησης. Συνδέεται με τις φόρμες που δημοσιεύονται μέσα από το επαγγελματικό email και η ιστοσελίδα σου.
2. Αυτόματος απαντητής γενικού inbox
Απαντά σε όποιον γράφει σε διεύθυνση ανά ρόλο, όπως το info@ ή το hello@. Χρήσιμο όταν ο όγκος είναι μεγάλος και οι αποστολείς χρειάζονται γρήγορη επιβεβαίωση.
3. Αυτόματος απαντητής εκτός γραφείου
Ενεργοποιείται κατά τη διάρκεια προγραμματισμένης απουσίας. Το αφιερωμένο κεφάλαιο email εκτός γραφείου για επιχειρήσεις καλύπτει τον χρόνο, το περιεχόμενο και πότε να τον απενεργοποιήσεις.
Ξεκίνα με έναν αυτόματο απαντητή, δοκίμασέ τον μόνος σου και ζήτα από έναν συνάδελφο να τον ενεργοποιήσει. Διόρθωσε τις αδέξιες διατυπώσεις πριν τις δουν οι πελάτες. Το επόμενο κεφάλαιο, για το email εκτός γραφείου, είναι φυσικό δεύτερο βήμα αν η ομάδα σου ταξιδεύει ή παίρνει προγραμματισμένες άδειες.
Συχνές ερωτήσεις
Απαντά ένας αυτόματος απαντητής σε κάθε email ενός νήματος;
Οι περισσότεροι αυτόματοι απαντητές ενεργοποιούνται μία φορά ανά νέα συνομιλία και όχι σε κάθε απάντηση ενός υπάρχοντος νήματος. Έλεγξε τις ρυθμίσεις σου για να αποφύγεις διπλές επιβεβαιώσεις. Αν προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY, κράτα μία επιβεβαίωση ανά υποβολή.
Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι το μήνυμα ενός αυτόματου απαντητή;
Κράτα το κάτω από πέντε προτάσεις. Γράψε τι έλαβες, πότε θα απαντήσεις και πώς θα βρει κάποιος άνθρωπο αν είναι επείγον. Οι μακροσκελείς αυτόματοι απαντητές μοιάζουν με τυποποιημένες επιστολές.
Μπορούν οι αυτόματοι απαντητές να δημιουργήσουν βρόχους email;
Δύο αυτόματοι απαντητές που απαντούν ο ένας στον άλλον μπορούν να δημιουργήσουν βρόχο. Τα περισσότερα συστήματα business email το εντοπίζουν και σταματούν μετά από μία ανταλλαγή. Όποτε γίνεται, εξαίρεσε τις διευθύνσεις noreply και τις λίστες αλληλογραφίας από τους ενεργοποιητές.
Πρέπει οι αυτόματοι απαντητές να περιλαμβάνουν τηλέφωνο;
Βάλε τηλέφωνο ή εναλλακτική επαφή μόνο όταν η ομάδα σου μπορεί πραγματικά να το σηκώσει. Ένας αυτόματος απαντητής που υπόσχεται επείγουσα τηλεφωνική υποστήριξη που δεν μπορείς να δώσεις βλάπτει την εμπιστοσύνη.
Χρειάζονται θέμα οι αυτόματοι απαντητές;
Ένα καθαρό θέμα βοηθά τους παραλήπτες να βρουν την επιβεβαίωση αργότερα. Χρησιμοποίησε κάτι συγκεκριμένο, όπως «Λάβαμε το μήνυμά σου», αντί για ένα γενικό «Re: το αίτημά σου». Δες το θέματα επαγγελματικών email για συνήθειες ονοματοδοσίας.
Πώς διαφέρει ένας αυτόματος απαντητής από μια απάντηση διακοπών;
Μια απάντηση διακοπών ή εκτός γραφείου ενεργοποιείται με πρόγραμμα και λέει στους αποστολείς ότι λείπεις. Ένας γενικός αυτόματος απαντητής τρέχει συνεχώς για μια συγκεκριμένη διεύθυνση ή φόρμα. Και οι δύο είναι τύποι αυτόματου απαντητή με διαφορετικούς ενεργοποιητές.