Η επωνυμία Α απαντά σε κάθε φόρμα επικοινωνίας με το χέρι, μέσα σε δύο ώρες. Η επωνυμία Β στέλνει την ίδια προσεγμένη απάντηση, αλλά η επιβεβαίωση φεύγει σε δευτερόλεπτα, ενώ ο ιδιοκτήτης βρίσκεται σε συνάντηση. Η εμπειρία του πελάτη είναι σχεδόν ίδια. Η διαφορά είναι ότι η Β δεν σταμάτησε ό,τι έκανε για να πατήσει αποστολή.
Το να ξέρεις πότε πρέπει να χρησιμοποιούν οι επωνυμίες αυτοματισμό email εξοικονομεί χρόνο χωρίς να θυσιάζει την εμπιστοσύνη. Ο αυτοματισμός ταιριάζει σε προβλέψιμες, επαναλαμβανόμενες στιγμές. Δεν ταιριάζει σε ευαίσθητες διαπραγματεύσεις ή παράπονα που θέλουν ενσυναίσθηση και κρίση. Έχεις ήδη καταλάβει τι είναι ο αυτοματισμός από το τι είναι ο αυτοματισμός email για επωνυμίες. Τώρα δες πού κερδίζει τη θέση του.
Πότε πρέπει οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email;
Οι επωνυμίες πρέπει να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email όταν ένα μήνυμα είναι προβλέψιμο, επείγον και δεν απαιτεί προσαρμοσμένη κρίση για κάθε παραλήπτη. Αν δέκα άνθρωποι κάνουν αυτή την εβδομάδα την ίδια ερώτηση και η απάντησή σου είναι σχεδόν ίδια, είναι ισχυρός υποψήφιος για αυτοματισμό.
Ο αυτοματισμός έχει νόημα και όταν η ταχύτητα μετράει περισσότερο από την προσωποποίηση. Κάποιος που υποβάλλει μια φόρμα και περιμένει δύο μέρες για μια απλή επιβεβαίωση μπορεί να υποθέσει ότι η επωνυμία σου δεν ανταποκρίνεται. Μια άμεση επιβεβαίωση σού αγοράζει χρόνο να στείλεις αργότερα μια αναλυτική απάντηση, κάτι που ταιριάζει με τις προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email.
Περιπτώσεις που ταιριάζουν στον αυτοματισμό
1. Πρώτη επαφή και επιβεβαιώσεις λήψης
Όταν κάποιος επικοινωνεί μέσω της ιστοσελίδας ή μιας διεύθυνσης υποστήριξης, μια άμεση επιβεβαίωση λέει ότι πήρες το μήνυμα. Αυτό συνδυάζεται με τις ιδέες δρομολόγησης από το επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών.
2. Υποδοχή νέων επαφών
Οι νέοι συνδρομητές, πελάτες ή συνεργάτες ωφελούνται από ένα μήνυμα καλωσορίσματος που ορίζει προσδοκίες. Το κεφάλαιο email καλωσορίσματος για επωνυμίες το καλύπτει αναλυτικά.
3. Follow-up σε νήματα χωρίς απάντηση
Όταν μια πρόταση ή προσφορά μένει χωρίς απάντηση, μια ευγενική υπενθύμιση μετά από ορισμένες μέρες κρατά ζωντανές τις συμφωνίες. Δες το αυτοματοποίηση email παρακολούθησης για το πώς να το στήσεις υπεύθυνα.
4. Απουσία και διαθεσιμότητα
Οι απαντήσεις εκτός γραφείου λένε στους αποστολείς πότε λείπεις και ποιος μπορεί να βοηθήσει. Αυτό καλύπτεται στο email εκτός γραφείου για επιχειρήσεις.
Πότε κρατάς έναν άνθρωπο στη διαδικασία
Παράλειψε τον αυτοματισμό για θυμωμένα παράπονα, νομικά θέματα, διαπραγματεύσεις τιμών και κάθε μήνυμα όπου η λάθος διατύπωση μπορεί να βλάψει την εμπιστοσύνη. Αυτά τα νήματα χρειάζονται την κρίση που χτίζεται μέσα από το πώς το επαγγελματικό email χτίζει εμπιστοσύνη.
Απόφυγε και τον αυτοματισμό απαντήσεων που προσποιούνται ότι είναι προσωπικές, ενώ προφανώς δεν είναι. Ένα γενικό «ευχαριστούμε για την αγορά σου» δουλεύει. Ένα ψεύτικο «σκεφτόμουν μόλις το έργο σου» δεν δουλεύει. Το επόμενο κεφάλαιο, αυτόματοι απαντητές για business email, σου δείχνει την πιο απλή μορφή αυτοματισμού για να ξεκινήσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Σε ποιο μέγεθος επιχείρησης αποδίδει ο αυτοματισμός email;
Ακόμα και ένας μόνος ιδιοκτήτης που στέλνει περισσότερες από πέντε παρόμοιες απαντήσεις την εβδομάδα κερδίζει χρόνο από μια αυτόματη επιβεβαίωση. Το όφελος μεγαλώνει με τον όγκο και όχι με το προσωπικό. Μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY, ώστε ο πρώτος σου ενεργοποιητής να έχει ήδη πηγή.
Πρέπει τα αιτήματα υποστήριξης να αυτοματοποιούνται πλήρως;
Επιβεβαίωνε αυτόματα τη λήψη των αιτημάτων υποστήριξης, αλλά άφησε έναν άνθρωπο να χειριστεί την ίδια τη λύση. Οι πελάτες περιμένουν γρήγορη παραλαβή και όχι ένα bot που λύνει ένα σύνθετο ζήτημα. Δες το κοινό inbox για επιχειρήσεις για τη δρομολόγηση της ομάδας.
Μπορεί ο αυτοματισμός να βλάψει τις σχέσεις με τους πελάτες;
Ο αυτοματισμός βλάπτει τις σχέσεις όταν τα μηνύματα φαίνονται απρόσωπα, φτάνουν πολύ συχνά ή αντικαθιστούν απαντήσεις που χρειάζονταν άνθρωπο. Όρισε σαφή όρια συχνότητας και δώσε πάντα τρόπο να φτάσει κάποιος σε πραγματικό άνθρωπο.
Πώς αποφασίζω ποιο email να αυτοματοποιήσω πρώτο;
Διάλεξε το μήνυμα που στέλνεις πιο συχνά και δεν χρειάζεται προσαρμογή. Οι επιβεβαιώσεις φόρμας επικοινωνίας και τα σημειώματα καλωσορίσματος είναι συνηθισμένες πρώτες επιλογές. Η λίστα στο ακολουθίες email που πρέπει να στήσει κάθε επωνυμία βάζει σε σειρά τις τυπικές προτεραιότητες.
Πρέπει οι εποχικές επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email;
Οι εποχικές επωνυμίες ωφελούνται από τον αυτοματισμό επιβεβαιώσεων σε περιόδους αιχμής και από ειδοποιήσεις εκτός γραφείου εκτός εποχής. Ενεργοποίησε και απενεργοποίησε τις ακολουθίες με βάση το ημερολόγιό σου, αντί να ξαναγράφεις κάθε χρόνο το ίδιο μήνυμα.
Αντικαθιστά ο αυτοματισμός τους καλούς τρόπους στο email;
Ο αυτοματισμός πρέπει να ακολουθεί τους ίδιους κανόνες καλής συμπεριφοράς με το χειροκίνητο email. Το ύφος, ο χρόνος και η σαφήνεια εξακολουθούν να μετράνε. Διάβασε το καλές πρακτικές business email για επωνυμίες πριν ξεκινήσεις οποιαδήποτε ακολουθία.