Η επωνυμία σου στέλνει ξανά και ξανά τους ίδιους τύπους μηνυμάτων. Κάποιος συμπληρώνει μια φόρμα επικοινωνίας και περιμένει απάντηση. Ένας νέος συνδρομητής περιμένει ένα μήνυμα καλωσορίσματος. Ένας πελάτης ζητά προσφορά και δεν ακούει τίποτα για τρεις μέρες. Κάθε περίπτωση θέλει έγκαιρη, συνεπή απάντηση, και η χειροκίνητη αποστολή δεν κλιμακώνεται.
Ο αυτοματισμός email για επωνυμίες είναι η πρακτική να στήνεις μηνύματα που στέλνονται μόνα τους όταν συμβεί ένα καθορισμένο γεγονός. Γράφεις το περιεχόμενο μία φορά, ορίζεις τους κανόνες και το σύστημα αναλαμβάνει την παράδοση. Χτίζεται πάνω στα θεμέλια του τι είναι το επαγγελματικό email και στη ρύθμιση διευθύνσεων από το πώς δημιουργείς μια business διεύθυνση email. Δες τι σημαίνει στην πράξη.
Τι είναι ο αυτοματισμός email για επωνυμίες;
Ο αυτοματισμός email για επωνυμίες είναι ένα σύστημα που στέλνει προκαθορισμένα μηνύματα με βάση ενεργοποιητές (triggers), όπως υποβολές φορμών, νέες εγγραφές ή χρονικές καθυστερήσεις. Δεν είναι μαζικό spam. Είναι στοχευμένη επικοινωνία που φτάνει όταν κάποιος κάνει μια συγκεκριμένη ενέργεια ή φτάνει σε ένα συγκεκριμένο σημείο της σχέσης του με την επωνυμία σου.
Συνηθισμένα παραδείγματα είναι η άμεση απάντηση όταν κάποιος επικοινωνεί μαζί σου, το μήνυμα καλωσορίσματος μετά την εγγραφή και η υπενθύμιση όταν μια πρόταση μένει αναπάντητη. Το περιεχόμενο του μηνύματος εξακολουθεί να ακολουθεί τους κανόνες γραφής από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email. Ο αυτοματισμός αναλαμβάνει τον χρόνο και την παράδοση, ώστε η ομάδα σου να εστιάσει στις συζητήσεις που χρειάζονται ανθρώπινη επαφή.
Πώς δουλεύει ο αυτοματισμός email;
Κάθε αυτόματο email χρειάζεται τρία μέρη: έναν ενεργοποιητή, ένα μήνυμα και έναν κανόνα παράδοσης. Ο ενεργοποιητής είναι το γεγονός που ξεκινά τη διαδικασία. Το μήνυμα είναι το περιεχόμενο που έχεις ετοιμάσει από πριν. Ο κανόνας παράδοσης αποφασίζει πότε και πώς στέλνεται, για παράδειγμα αμέσως, μετά από καθυστέρηση ή ως μέρος μιας ακολουθίας.
Η επωνυμία σου συνδέει αυτά τα κομμάτια μέσω της φιλοξενίας email, των φορμών της ιστοσελίδας ή εσωτερικών εργαλείων. Όταν ένας επισκέπτης υποβάλλει μια φόρμα σε μια σελίδα της ιστοσελίδας σου, ενεργοποιείται ο ενεργοποιητής και η απάντηση φεύγει από τη διεύθυνση του domain σου. Αυτή η σύνδεση ανάμεσα στην ιστοσελίδα και το inbox είναι μέρος όσων καλύπτει το επαγγελματικό email και η ιστοσελίδα σου.
Τι δεν είναι ο αυτοματισμός email
Ο αυτοματισμός δεν αντικαθιστά τις προσωπικές απαντήσεις σε σύνθετα θέματα. Δεν σημαίνει ότι στέλνεις την ίδια διαφημιστική ανακοίνωση σε όλη τη λίστα σου κάθε εβδομάδα. Και δεν καταργεί την ανάγκη για καλή παράδοση. Τα μηνύματα χρειάζονται ακόμα σωστή ταυτοποίηση από τις εγγραφές SPF, DKIM και DMARC, ώστε να φτάνουν στο inbox και όχι στα ανεπιθύμητα.
Σκέψου τον αυτοματισμό ως τον χειρισμό των προβλέψιμων στιγμών, ώστε η ομάδα σου να έχει χώρο για τις απρόβλεπτες. Το επόμενο κεφάλαιο, πότε πρέπει οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email, σε βοηθά να αποφασίσεις ποιες στιγμές ταιριάζουν στον αυτοματισμό και ποιες θέλουν ζωντανή απάντηση.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζονται οι μικρές επωνυμίες αυτοματισμό email;
Οι μικρές επωνυμίες ωφελούνται ακόμα και από ένα ή δύο αυτόματα μηνύματα, όπως η επιβεβαίωση φόρμας ή ένα σημείωμα καλωσορίσματος. Αυτές οι απαντήσεις ορίζουν προσδοκίες χωρίς να προσθέτουν καθημερινή δουλειά. Μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY, ώστε οι ενεργοποιητές να έχουν σαφές σημείο εκκίνησης.
Είναι ο αυτοματισμός email το ίδιο με το email marketing;
Το email marketing αφορά συνήθως newsletters και καμπάνιες που στέλνονται σε λίστα με πρόγραμμα. Ο αυτοματισμός email ανταποκρίνεται σε μεμονωμένες ενέργειες, όπως εγγραφές ή υποβολές φορμών. Πολλές επωνυμίες χρησιμοποιούν και τα δύο, αλλά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.
Μπορούν τα αυτόματα email να ακούγονται προσωπικά;
Τα σύντομα, καθαρά μηνύματα στη φωνή της επωνυμίας σου μοιάζουν προσωπικά ακόμα κι όταν είναι αυτόματα. Χρησιμοποίησε το όνομα του παραλήπτη όταν υπάρχει και κράτα το ύφος συνεπές με το τι να κάνεις και τι όχι στο ύφος των email. Απόφυγε τις ρομποτικές διατυπώσεις που δείχνουν ότι κανένας άνθρωπος δεν είδε το περιεχόμενο.
Τι εργαλεία χρησιμοποιούν οι επωνυμίες για αυτοματισμό email;
Οι περισσότερες επωνυμίες ξεκινούν με τους ενσωματωμένους αυτόματους απαντητές της φιλοξενίας email τους και με εργαλεία φορμών στην ιστοσελίδα τους. Καθώς μεγαλώνει ο όγκος, προσθέτουν ακολουθίες και πιο σύνθετους ενεργοποιητές. Δες το αυτόματοι απαντητές για business email για το πιο απλό σημείο εκκίνησης.
Επηρεάζει ο αυτοματισμός την παράδοση των email;
Τα αυτόματα μηνύματα από το δικό σου domain ακολουθούν τους ίδιους κανόνες παράδοσης με το χειροκίνητο email. Οι σωστές εγγραφές DNS και τα συνεπή μοτίβα αποστολής βοηθούν στην τοποθέτηση στο inbox. Διάβασε το πώς λειτουργεί η παράδοση των email πριν αυξήσεις τον όγκο των αυτόματων μηνυμάτων.
Με πόσα αυτόματα email πρέπει να ξεκινήσει μια επωνυμία;
Ξεκίνα με ένα μήνυμα υψηλού αντίκτυπου, όπως η επιβεβαίωση φόρμας επικοινωνίας ή ένα email καλωσορίσματος. Δοκίμασέ το για λίγες εβδομάδες και μετά πρόσθεσε τον επόμενο ενεργοποιητή. Το κεφάλαιο ακολουθίες email που πρέπει να στήσει κάθε επωνυμία απαριθμεί τις συνηθισμένες προτεραιότητες.