Ορίζεις την απάντηση εκτός γραφείου, πετάς σε ένα συνέδριο και ξεχνάς μία λεπτομέρεια: δεν έγραψες εφεδρική επαφή. Την Τετάρτη, τρεις πελάτες έχουν γράψει δύο φορές χωρίς απάντηση και χωρίς να ξέρουν σε ποιον άλλον να απευθυνθούν. Η αυτόματη απάντηση τους είπε ότι έλειπες. Δεν τους είπε τι να κάνουν μετά.
Τα email εκτός γραφείου για επιχειρήσεις είναι αυτόματες απαντήσεις που ενεργοποιούνται όταν δεν είσαι διαθέσιμος. Ορίζουν προσδοκίες, προστατεύουν τις υποσχέσεις χρόνου απάντησης από το προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email και εμποδίζουν τους αποστολείς να νομίσουν ότι τους αγνοείς. Είναι ένας εξειδικευμένος αυτόματος απαντητής, όπως καλύπτεται στο αυτόματοι απαντητές για business email.
Τι είναι ένα email εκτός γραφείου;
Ένα email εκτός γραφείου είναι μια αυτόματη απάντηση που στέλνεται όταν κάποιος σου γράφει σε μια περίοδο που έχεις σημειώσει ως μη διαθέσιμος. Λέει στον αποστολέα ότι λείπεις, πότε περιμένεις να επιστρέψεις και, προαιρετικά, ποιος μπορεί να χειριστεί τα επείγοντα. Δεν είναι διαφημιστικό μήνυμα. Είναι μια ευγένεια που κρατά τον επαγγελματισμό όσο είσαι εκτός σύνδεσης.
Τα περισσότερα προγράμματα email και λογαριασμοί φιλοξενίας περιλαμβάνουν ρύθμιση για απάντηση εκτός γραφείου ή διακοπών. Διαλέγεις ημερομηνίες έναρξης και λήξης, γράφεις το μήνυμα και το σύστημα το στέλνει μία φορά ανά αποστολέα κατά την απουσία σου.
Πώς δουλεύουν τα email εκτός γραφείου;
Όταν φτάνει νέο μήνυμα στο inbox σου κατά την ενεργή περίοδο, το σύστημα ελέγχει αν έχει ήδη στείλει απάντηση εκτός γραφείου σε αυτόν τον αποστολέα. Αν όχι, στέλνει το προκαθορισμένο μήνυμά σου και καταγράφει τον αποστολέα για να αποφύγει διπλότυπα. Οι απαντήσεις μέσα σε υπάρχοντα νήματα συνήθως δεν ενεργοποιούν νέα αποστολή.
Η απάντηση φεύγει από την κανονική σου διεύθυνση, άρα φέρει την ίδια εμπιστοσύνη του domain με το χειροκίνητο email. Αυτό μετράει για την παράδοση, ιδίως αν η επωνυμία σου ήδη ακολουθεί τα βήματα ταυτοποίησης από τις εγγραφές SPF, DKIM και DMARC.
Τι να βάλεις σε ένα business μήνυμα εκτός γραφείου
1. Την ημερομηνία επιστροφής σου
Δώσε συγκεκριμένη ημερομηνία ή διάστημα. Το «Επιστρέφω στις 15 Μαρτίου» είναι πιο καθαρό από το «λείπω για λίγο».
2. Προσδοκίες για την απάντηση
Γράψε ότι θα απαντήσεις όταν επιστρέψεις ή όρισε έναν συνάδελφο για τα επείγοντα. Αυτό ταιριάζει με τις ιδέες ανάθεσης από το ανάθεση email χωρίς να χάνεις τον έλεγχο.
3. Μια εναλλακτική επαφή
Βάλε το email ενός συναδέλφου ή μιας κοινής διεύθυνσης υποστήριξης από το επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών, όταν κάποιος χρειάζεται βοήθεια πριν επιστρέψεις.
4. Έναν σύντομο λόγο (προαιρετικά)
Το «σε διακοπές» ή «σε συνέδριο» αρκεί. Δεν χρειάζεται να μοιραστείς προσωπικές λεπτομέρειες.
Απενεργοποίησε την απάντηση εκτός γραφείου την ημέρα που επιστρέφεις. Αν μείνει ενεργή μια επιπλέον εβδομάδα, μπερδεύει τους αποστολείς και δείχνει κακές συνήθειες στο inbox. Το επόμενο κεφάλαιο, ακολουθίες email που πρέπει να στήσει κάθε επωνυμία, καλύπτει άλλα αυτόματα μηνύματα που τρέχουν δίπλα στις απαντήσεις διακοπών.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει όλη η ομάδα να χρησιμοποιεί την ίδια μορφή εκτός γραφείου;
Ένα κοινό πρότυπο κρατά συνεπές το μήνυμα σε όλη την επωνυμία. Βάλε την ίδια εναλλακτική επαφή και την ίδια διεύθυνση υποστήριξης σε κάθε απάντηση μέλους της ομάδας. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, όπως τη σελίδα επικοινωνίας: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πηγαίνουν οι απαντήσεις εκτός γραφείου σε λίστες αλληλογραφίας;
Τα περισσότερα συστήματα προσπαθούν να παρακάμπτουν λίστες αλληλογραφίας και αυτόματους αποστολείς, αλλά κάποιες φορές η απάντησή σου φτάνει και εκεί. Σκέψου την εσωτερική κίνηση λιστών πριν ενεργοποιήσεις γενική απάντηση εκτός γραφείου σε μια διεύθυνση ανά ρόλο.
Πόσο νωρίτερα πρέπει να ορίσω την απάντηση εκτός γραφείου;
Ενεργοποίησέ την πριν από την τελευταία ώρα εργασίας της ημέρας αναχώρησης. Όρισε ως λήξη την πρώτη πλήρη μέρα της επιστροφής σου, ώστε τα email του πρωινού της επιστροφής να μην παίρνουν μήνυμα απουσίας.
Είναι αντιεπαγγελματικό να αναφέρω διακοπές στο εκτός γραφείου;
Ένα απλό «Είμαι εκτός γραφείου» ταιριάζει σε κάθε περίπτωση. Η αναφορά στις διακοπές είναι εντάξει σε σχέσεις με πελάτες όπου ένα ανθρώπινο ύφος ταιριάζει με το στυλ της επωνυμίας σου, όπως στο επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το εκτός γραφείου για μερική διαθεσιμότητα;
Ναι. Δήλωσε μειωμένες ώρες αντί για πλήρη απουσία. Παράδειγμα: «Ελέγχω το email μία φορά την ημέρα στις 4 μ.μ. μέχρι την Παρασκευή.» Έτσι ορίζεις ρεαλιστικές προσδοκίες χωρίς να προσποιείσαι ότι λείπεις εντελώς.
Τι γίνεται αν δεν μπορεί να με καλύψει κανείς όσο λείπω;
Να είσαι ειλικρινής για τις καθυστερημένες απαντήσεις και δώσε ημερομηνία επιστροφής. Μην επινοείς εφεδρική επαφή που δεν θα απαντήσει. Οι πελάτες προτιμούν την ειλικρίνεια από μια σπασμένη υπόσχεση.