Πόσες συμφωνίες πεθαίνουν στη σιωπή; Έστειλες μια πρόταση την Τρίτη. Ο πελάτης την άνοιξε, δεν είπε τίποτα και την επόμενη εβδομάδα είχες πάει σε άλλες δουλειές. Ένα μόνο follow-up την Παρασκευή θα μπορούσε να φέρει στην επιφάνεια την ερώτηση που ήταν πολύ απασχολημένος να κάνει.
Η αυτοματοποίηση των email follow-up σημαίνει ότι προγραμματίζεις υπενθυμίσεις που στέλνονται όταν ένα νήμα σιωπά για ορισμένο διάστημα. Γράφεις το follow-up μία φορά, ορίζεις τον χρόνο αναμονής και το σύστημα το στέλνει μόνο όταν ταιριάζουν οι συνθήκες. Αυτό επεκτείνει τις ακολουθίες από το ακολουθίες email που πρέπει να στήσει κάθε επωνυμία στην καθημερινή δουλειά πωλήσεων και έργων.
Τι σημαίνει αυτοματοποίηση των email follow-up;
Η αυτοματοποίηση των email follow-up είναι η πρακτική της αποστολής προκαθορισμένων υπενθυμίσεων μετά από χρονική καθυστέρηση, όταν δεν έρχεται απάντηση. Ο ενεργοποιητής είναι η αδράνεια και όχι μια ημερομηνία στο ημερολόγιο. Αν η επαφή απαντήσει πριν τελειώσει η καθυστέρηση, σε μια καλά φτιαγμένη ροή το follow-up ακυρώνεται αυτόματα.
Αυτό διαφέρει από το να στέλνεις το ίδιο email μαζικά σε όλη τη λίστα σου. Τα αυτόματα follow-up είναι μηνύματα ένα προς ένα, δεμένα με μια συγκεκριμένη συζήτηση ή στάδιο συμφωνίας.
Πώς στήνεις αυτόματα follow-up
1. Διάλεξε τις σωστές συζητήσεις
Τα follow-up ταιριάζουν σε προτάσεις, προσφορές, αιτήματα συνάντησης και βήματα υποδοχής που περιμένουν τον πελάτη. Δεν ταιριάζουν σε παράπονα ή ευαίσθητα θέματα προσωπικού. Χρησιμοποίησε το πλαίσιο κρίσης από το πότε πρέπει οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email.
2. Όρισε μια σεβαστή καθυστέρηση
Τρεις ως πέντε εργάσιμες μέρες είναι συνηθισμένο σημείο εκκίνησης για B2B email. Προσάρμοσέ το με βάση τα δικά σου πρότυπα από το προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email.
3. Γράψε σύντομο, χρήσιμο κείμενο
Αναφέρσου στο αρχικό μήνυμα, πρόσφερε να απαντήσεις σε ερωτήσεις και κάνε εύκολη την απάντηση. Εφάρμοσε τις συνήθειες σαφήνειας από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email. Ένα follow-up μπορεί να είναι πρότυπο. Τρεις ίδιες υπενθυμίσεις μοιάζουν με spam.
4. Βάλε όριο στον αριθμό των υπενθυμίσεων
Δύο αυτόματα follow-up ανά νήμα αρκούν για τις περισσότερες επωνυμίες. Μετά, ένα τηλεφώνημα ή ένα προσωπικό σημείωμα από την ηγεσία είναι πιο κατάλληλο.
5. Σταμάτα όταν απαντήσουν
Ο αυτοματισμός σου πρέπει να ακυρώνει τα εκκρεμή follow-up τη στιγμή που φτάνει απάντηση. Μια υπενθύμιση αφού κάποιος έχει ήδη απαντήσει βλάπτει γρήγορα την αξιοπιστία.
Κείμενο follow-up που δουλεύει για επωνυμίες
Ξεκίνα με το πλαίσιο και όχι με ενοχές. Το «Ρωτάω αν είχες ερωτήσεις για την πρόταση που έστειλα τη Δευτέρα» είναι καλύτερο από το «Απλώς ξαναπερνάω». Βάλε ένα καθαρό αίτημα, όπως την επιβεβαίωση ώρας συνάντησης ή την κοινοποίηση σχολίων. Υπόγραψε με τα ίδια στοιχεία από το τι να βάλεις στην υπογραφή email.
Δοκίμασε το follow-up σε ένα νήμα χαμηλού ρίσκου πριν το εφαρμόσεις σε συμφωνίες υψηλής αξίας. Το επόμενο κεφάλαιο, ενεργοποιητές αυτοματισμού email, εξηγεί τους τύπους γεγονότων που μπορούν να ξεκινήσουν ή να σταματήσουν μια ακολουθία follow-up.
Συχνές ερωτήσεις
Θα ενοχλήσουν τα αυτόματα follow-up τις επαφές μου;
Οι ευγενικές υπενθυμίσεις με αραιά διαστήματα σπάνια ενοχλούν όσους ζήτησαν πληροφορίες εξαρχής. Οι επιθετικές καθημερινές υπενθυμίσεις ενοχλούν. Όρισε όριο συχνότητας και προσωποποίησε την πρώτη γραμμή όταν γίνεται. Αν προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY, μπορείς να κρατάς τα αιτήματα επικοινωνίας σε μία ροή.
Πρέπει τα follow-up να στέλνονται από τον ίδιο αποστολέα με το αρχικό;
Ο αρχικός αποστολέας πρέπει να κατέχει το follow-up, ώστε το νήμα να μένει συνεκτικό. Αν περάσεις ένα follow-up πωλήσεων σε άλλη διεύθυνση, μπερδεύονται οι παραλήπτες.
Μπορώ να αυτοματοποιήσω follow-up για εσωτερικά email της ομάδας;
Και οι εσωτερικές υπενθυμίσεις προθεσμιών ωφελούνται από τον αυτοματισμό. Κράτα το ύφος άμεσο και βάλε τον σύνδεσμο της εργασίας ή την ημερομηνία προθεσμίας στο κείμενο.
Ποιο θέμα δουλεύει σε ένα email follow-up;
Απάντησε μέσα στο υπάρχον νήμα όποτε γίνεται, ώστε το θέμα να μένει συνεπές. Αν ξεκινάς νέο μήνυμα, αναφέρσου άμεσα στο θέμα. Δες το θέματα επαγγελματικών email για μοτίβα.
Πώς παρακολουθώ ποια follow-up οδηγούν σε αποτέλεσμα;
Σημείωσε τα νήματα ανά στάδιο στο inbox ή στο CRM και κατάγραψε ποια αυτόματη υπενθύμιση προκάλεσε απάντηση. Κόψε τα βήματα που δεν φέρνουν ποτέ απαντήσεις.
Πρέπει να αναφέρω τον αυτοματισμό μέσα στο follow-up;
Μην πεις ποτέ στον παραλήπτη ότι το μήνυμα ήταν αυτόματο. Γράψε το όπως ένα χειροκίνητο σημείωμα. Αν δεν μπορείς να το γράψεις τόσο φυσικά, ξαναγράψε το πριν ενεργοποιήσεις τον αυτοματισμό.