Σαράντα επτά ανοιχτά μηνύματα. Τρία γράφουν «Μια γρήγορη ερώτηση». Δύο γράφουν «Παρακολούθηση». Ένα γράφει «Τιμολόγιο 9184, πληρωμή έως 12 Μαρτίου». Ανοίγεις πρώτα το τιμολόγιο, γιατί ήδη ξέρεις τι θέλει. Τα αόριστα περιμένουν για αργότερα ή για πάντα.
Ένα αόριστο θέμα είναι μια ετικέτα που δεν λέει το θέμα, την ενέργεια ή την προθεσμία μέσα στο μήνυμα. Λέξεις όπως «Γεια», «Ενημέρωση» ή «Επικοινωνία» θα μπορούσαν να περιγράφουν σχεδόν οποιοδήποτε νήμα. Η ασάφεια είναι πρόβλημα για τον αναγνώστη και για την επωνυμία σου. Δες γιατί.
Γιατί ένα αόριστο θέμα είναι πρόβλημα;
Τα θέματα είναι εργαλεία διαλογής. Οι πολυάσχολοι άνθρωποι τα σαρώνουν σε δευτερόλεπτα για να αποφασίσουν τι θα ανοίξουν τώρα, τι θα αφήσουν για αργότερα και τι θα διαγράψουν. Ένα αόριστο θέμα δεν τους δίνει βάση για αυτή την απόφαση, οπότε το μήνυμά σου καταλήγει στο τέλος της στοίβας.
Τα αόριστα θέματα χαλάνε και την αναζήτηση. Όταν κάποιος ψάχνει «αναθεώρηση συμβολαίου Απρίλιος» τρεις εβδομάδες μετά, ένα θέμα που γράφει «Re: Re: ερώτηση» είναι σχεδόν αόρατο. Οι κακές ετικέτες κάνουν με τον καιρό άχρηστο και το δικό σου αρχείο.
Τι κοστίζουν τα αόριστα θέματα στην επωνυμία σου
1. Πιο αργές απαντήσεις σε θέματα με προθεσμία
Οι προθεσμίες που κρύβονται μέσα στο κείμενο μένουν κρυμμένες, αν κανείς δεν ανοίξει το μήνυμα. Βάλε την ημερομηνία ή την ενέργεια στην αρχή του θέματος όταν μετράει ο χρόνος. Δυνατά μοτίβα υπάρχουν στο θέματα επαγγελματικών email.
2. Λάθος δρομολόγηση μέσα στις εταιρείες
Τα κοινά inbox και οι βοηθοί προωθούν τα email με βάση τα στοιχεία του θέματος. Το «Ερώτηση» δεν τους λέει αν πρέπει να απαντήσει η τιμολόγηση ή η υποστήριξη. Η δρομολόγηση ανά ρόλο από το κοινό inbox για επιχειρήσεις δουλεύει καλύτερα όταν τα θέματα δείχνουν την ουρά.
3. Λιγότερη εμπιστοσύνη στην πρώτη επαφή
Η ψυχρή προσέγγιση με θέματα όπως «Ευκαιρία» ή «Γεια σου» μοιάζει με spam πριν ο αναγνώστης δει το όνομά σου. Τα συγκεκριμένα θέματα αποδεικνύουν ότι ξέρεις ποιος είναι και γιατί έγραψες. Η αξιοπιστία συνδέεται με το λάθη στα email που πλήττουν την αξιοπιστία.
Πώς διορθώνεις τις συνήθειες με τα αόριστα θέματα
Γράψε το θέμα πριν το κείμενο. Αν δεν μπορείς να συνοψίσεις το μήνυμα σε έξι με δέκα λέξεις, ίσως χρειάζεται εστίαση το ίδιο το μήνυμα. Πρόσθεσε ένα ουσιαστικό που ονομάζει το έργο, την παραγγελία ή το πρόσωπο, όταν το επιτρέπει ο χώρος.
Άλλαξε το θέμα όταν αλλάζει το θέμα της συζήτησης. Οι μακριές αλυσίδες με τίτλο «Re: Re: γνωριμία» μπερδεύουν όλους μήνες μετά. Ένα καινούργιο θέμα για καινούργιο ζήτημα είναι επαγγελματικό, όχι αγενές.
Έλεγξε τον φάκελο απεσταλμένων μία φορά τον μήνα. Μέτρα πόσα θέματα δεν θα σήμαιναν τίποτα για έναν ξένο. Ξαναγράψε τα πρότυπα για προσφορές, υποστήριξη και παρακολουθήσεις, ώστε η επόμενη αποστολή να ξεκινά καθαρά. Η οργάνωση του inbox από το πώς οργανώνεις το inbox των business email γίνεται πιο εύκολη όταν τα θέματα βρίσκονται στην αναζήτηση.
Τα λάθη με το Reply All είναι το επόμενο θέμα της ενότητας. Ακόμα και ένα τέλειο θέμα δεν σώζει ένα νήμα, όταν μπαίνουν σε κοινοποίηση οι λάθος άνθρωποι.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι πάντα αόριστα τα σύντομα θέματα;
Ένα σύντομο θέμα μπορεί να είναι συγκεκριμένο. Το «Προσχέδιο συμβολαίου v2» είναι σύντομο και καθαρό. Το «Ενημέρωση» είναι σύντομο και άχρηστο. Ονόμασε το πράγμα, όχι την κατηγορία. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πρέπει να βάζεις όλο το αίτημα στο θέμα;
Βάλε στο θέμα το βασικό θέμα και την προθεσμία και δώσε τις λεπτομέρειες μέσα στο κείμενο. Τα θέματα που περνούν τη μία γραμμή κόβονται στις οθόνες των κινητών. Ισορρόπησε σαφήνεια και μήκος με το θέματα επαγγελματικών email.
Βλάπτουν τα αόριστα θέματα τα ποσοστά ανοίγματος στο email marketing;
Τα μαζικά email με θέματα-δόλωμα μπορεί να πετύχουν άνοιγμα μία φορά και μετά να μάθουν τον κόσμο να σε αγνοεί. Τα business email χρειάζονται τίμιες ετικέτες που ταιριάζουν με το περιεχόμενο. Το πλαίσιο για το ποσοστό ανοίγματος υπάρχει στο ποσοστό ανοίγματος email για επωνυμίες.
Είναι αγένεια να αλλάξεις το θέμα στη μέση ενός νήματος;
Η μετονομασία όταν αλλάζει το θέμα βοηθά όλους να ψάχνουν και να ιεραρχούν αργότερα. Σημείωσε την αλλαγή στην πρώτη γραμμή του κειμένου, για να μη χαθεί το πλαίσιο.
Ποια λάθη στα θέματα εμφανίζονται στα αυτόματα email;
Τα πεδία συγχώνευσης που αποτυγχάνουν αφήνουν κενά θέματα ή χαλασμένα σημεία συμπλήρωσης. Δοκίμασε τον αυτοματισμό με πραγματικά δεδομένα πριν ξεκινήσει. Τα λάθη επικαλύπτονται με το λάθη αυτοματοποίησης email που πρέπει να αποφύγεις.
Πώς συνδέονται τα αόριστα θέματα με τις παρακολουθήσεις που χάνονται;
Όταν κανείς δεν άνοιξε το πρώτο σου μήνυμα, μια παρακολούθηση με άλλο αόριστο θέμα διπλασιάζει το πρόβλημα. Ονόμασε το προηγούμενο θέμα στο νέο θέμα. Η πειθαρχία στις παρακολουθήσεις περιγράφεται στο αυτοματοποίηση email παρακολούθησης.