Η επωνυμία Α ελέγχει το email συνεχώς και απαντά με τυχαία σειρά. Η επωνυμία Β ανοίγει το inbox τρεις φορές την ημέρα, κάνει διαλογή σε πέντε λεπτά και το κλείνει ξανά μέχρι το επόμενο μπλοκ. Ίδιος όγκος, διαφορετικό άγχος. Η δεύτερη δεν είναι πιο τυχερή. Ακολουθεί μια ροή που μπορεί να επαναλάβει όλη η ομάδα.
Μια επαγγελματική ροή διαχείρισης email είναι η ακολουθία που χρησιμοποιεί η επωνυμία σου για να λαμβάνει, να ταξινομεί, να ενεργεί, να αρχειοθετεί και να ελέγχει το email. Συνδέει τις επιλογές ρύθμισης από προηγούμενες ενότητες με τις καθημερινές συνήθειες αυτής της ενότητας. Δες πώς μοιάζει στην πράξη.
Τι είναι μια ροή διαχείρισης email;
Μια ροή διαχείρισης email είναι μια καθορισμένη διαδρομή με ονομασμένα βήματα και υπευθύνους. Τα τυπικά βήματα περιλαμβάνουν παραλαβή, διαλογή, απάντηση ή ανάθεση, αρχειοθέτηση και εβδομαδιαίο έλεγχο. Κάθε βήμα χρησιμοποιεί εργαλεία και κανόνες που ήδη διάλεξες, από τη φιλοξενία email ως τους φακέλους και την πολιτική διατήρησης.
Η ροή δεν είναι άκαμπτο λογισμικό. Είναι ο συμφωνημένος τρόπος με τον οποίο η επωνυμία σου χειρίζεται το email, ώστε τίποτα να μην εξαρτάται από τη μνήμη ενός ανθρώπου.
Τα πέντε στάδια μιας στέρεης ροής
1. Παραλαβή
Το email φτάνει σε διευθύνσεις ρόλου στο domain σου, σε φόρμες επικοινωνίας της ιστοσελίδας σου και σε προσωπικά γραμματοκιβώτια της ηγεσίας. Οι δημόσιες διευθύνσεις πρέπει να ταιριάζουν με όσα δημοσιεύεις μέσα από το επαγγελματικό email και η ιστοσελίδα σου. Τα φίλτρα δρομολογούν κάθε τύπο στη σωστή ουρά πριν ανοίξει το inbox κάποιος άνθρωπος.
2. Διαλογή
Στα προγραμματισμένα μπλοκ, σάρωσε τα θέματα και όρισε κατάσταση επιπέδου ένα, επιπέδου δύο ή αναφοράς. Χρησιμοποίησε τη μέθοδο από το πώς δίνεις προτεραιότητα στα email ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Μετακίνησε τα μηνύματα σε φακέλους ή ετικέτες ενέργειας από το φάκελοι και ετικέτες για business email.
3. Απάντηση και ανάθεση
Στείλε τις απαντήσεις επιπέδου ένα στο ίδιο μπλοκ όταν γίνεται. Πέρνα τα μηνύματα επιπέδου δύο και τα ρουτίνας στο προσωπικό, με τα επίπεδα από το πώς αναθέτεις email χωρίς να χάνεις τον έλεγχο. Γράψε με τη σαφήνεια από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email και με υπογραφές από το τι να βάλεις στην υπογραφή email.
4. Αρχειοθέτηση και διατήρηση
Τα κλειστά νήματα πηγαίνουν στο αρχείο με κανόνες από το αρχειοθέτηση και αναζήτηση business email και το πολιτικές διατήρησης email για επωνυμίες. Διέγραψε μόνο ό,τι επιτρέπει η πολιτική.
5. Έλεγχος
Ο εβδομαδιαίος έλεγχος καθαρίζει τα εκκρεμή, ελέγχει τις ανατεθειμένες απαντήσεις και ενημερώνει φίλτρα. Οι μηνιαίοι έλεγχοι πιάνουν τον θόρυβο των συνδρομών και την αύξηση αποθήκευσης. Αυτό το βήμα συντήρησης κρατά τα κέρδη του κράτα το inbox καθαρό μακροπρόθεσμα.
Γράψε τη ροή σου σε μία σελίδα. Ονόμασε εργαλεία από το εργαλεία για τη διαχείριση του business email, όρισε υπευθύνους και προσάρμοσε όταν αλλάζει η ομάδα ή ο όγκος. Μια ορατή ροή μετατρέπει τις διάσπαρτες συνήθειες σε σύστημα που μπορεί να εμπιστεύεται η επωνυμία σου.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσες φορές την ημέρα πρέπει να ελέγχει email ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης;
Δύο ως τέσσερα εστιασμένα μπλοκ δουλεύουν για τις περισσότερες μικρές επωνυμίες. Ο συνεχής έλεγχος κομματιάζει τη βαθιά δουλειά χωρίς να βελτιώνει την ποιότητα των απαντήσεων. Ταίριαξε τα μπλοκ με τις προσδοκίες που όρισες στο προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πρέπει η ροή να διαφέρει για κοινά και προσωπικά inbox;
Οι κοινές ουρές χρειάζονται ορατά βήματα ανάθεσης και κατάστασης που το προσωπικό email μπορεί να παραλείψει. Οι βασικοί κανόνες διαλογής και αρχειοθέτησης πρέπει πάντως να ευθυγραμμίζονται, ώστε η ομάδα να μιλά με μία διαδικασία. Το κοινό inbox για επιχειρήσεις ορίζει την πλευρά της ομάδας.
Πού χωράει η ασφάλεια στην καθημερινή ροή;
Οι έλεγχοι ασφάλειας ανήκουν στη σύνδεση, στον χειρισμό συνημμένων και στην αποχώρηση προσωπικού και όχι σε κάθε απάντηση. Εκπαίδευσε το προσωπικό να αναγνωρίζει κινδύνους με το πώς αναγνωρίζεις ένα phishing email δίπλα στην καθημερινή διαλογή.
Πώς τεκμηριώνω τη ροή για τους νέους συναδέλφους;
Μία σελίδα με διευθύνσεις, φακέλους, επίπεδα, πρότυπα και διαδρομές κλιμάκωσης αρκεί για να ξεκινήσεις. Βάλε συνδέσμους σε οδηγούς καλής συμπεριφοράς και υπογραφών για το ύφος. Οι καλές πρακτικές business email για επωνυμίες στηρίζουν την υποδοχή.
Τι ενεργοποιεί έναν ανασχεδιασμό της ροής;
Ανασχεδίασε όταν αυξάνονται οι χαμένες απαντήσεις, διπλασιάζεται η ανάθεση ή προσθέτεις μεγάλες νέες διευθύνσεις. Μεγάλες αλλαγές φιλοξενίας από το ρύθμιση business email βήμα βήμα δικαιολογούν επίσης ανανέωση.
Μπορεί μια ροή να δουλέψει χωρίς ακριβά πρόσθετα;
Η φιλοξενία, ένα αξιόπιστο πρόγραμμα, τα φίλτρα και οι πειθαρχημένες συνήθειες καλύπτουν τις περισσότερες μικρές επωνυμίες. Πρόσθεσε εργαλεία ομάδας όταν εμφανιστεί ο πόνος και όχι πριν. Το εργαλεία για τη διαχείριση του business email χαρτογραφεί το σύνολο ανά στάδιο.