Δεκατέσσερα αδιάβαστα μηνύματα φτάνουν πριν τις εννέα το πρωί. Δύο είναι επιβεβαιώσεις πληρωμής. Ένα είναι πελάτης που ζητά αλλαγή προθεσμίας. Πέντε είναι newsletters. Έξι είναι νήματα όπου είσαι σε κοινοποίηση αλλά δεν σε χρειάζονται. Αν απαντήσεις από πάνω προς τα κάτω, ο πελάτης περιμένει, ενώ εσύ ξεφυλλίζεις περιεχόμενο που δεν ζήτησες ποτέ.
Το να δίνεις προτεραιότητα στα email ως ιδιοκτήτης επιχείρησης σημαίνει να ιεραρχείς το εισερχόμενο email με βάση τον αντίκτυπο, το επείγον και το αν είσαι το σωστό άτομο να ενεργήσεις. Δεν αφορά το να απαντάς σε όλα αμέσως. Αφορά την προστασία των εσόδων, των σχέσεων και της εστίασής σου. Εδώ είναι μια προσέγγιση διαλογής που κλιμακώνεται από μόνο ιδιοκτήτη έως μικρή ομάδα.
Τι σημαίνει η προτεραιοποίηση του email;
Η προτεραιοποίηση του email είναι η συνήθεια να ταξινομείς τα μηνύματα σε επίπεδα πριν γράψεις απαντήσεις. Το επίπεδο ένα θέλει ενέργεια σήμερα και επηρεάζει χρήματα ή δεσμεύσεις. Το επίπεδο δύο θέλει απάντηση αυτή την εβδομάδα. Το επίπεδο τρία είναι αναφορά ή προαιρετική ανάγνωση. Το επίπεδο τέσσερα μπορεί να αρχειοθετηθεί, να φιλτραριστεί ή να διαγραφεί η εγγραφή.
Η προτεραιοποίηση προϋποθέτει ότι το inbox σου έχει ήδη δομή. Χτίσε πάνω στο πώς οργανώνεις το inbox των business email, ώστε τα επίπεδα να αντιστοιχούν σε φακέλους ή ετικέτες που βλέπεις με μια ματιά.
Γιατί οι ιδιοκτήτες δεν μπορούν να αντιμετωπίζουν όλα τα μηνύματα εξίσου
Ο χρόνος σου είναι το σημείο συμφόρησης. Αν απαντάς πρώτα στο email χαμηλής αξίας, δημιουργείς ψεύτικη αίσθηση παραγωγικότητας, ενώ τα νήματα υψηλής αξίας παλιώνουν. Οι πελάτες προσέχουν την καθυστέρηση στα μηνύματα που μετράνε και όχι σε αυτά που αγνόησες σωστά.
Η προτεραιοποίηση συνδέεται και με τις προσδοκίες που όρισες στο προσδοκίες χρόνου απάντησης στα email. Όταν ξέρεις ποιο email θέλει απάντηση την ίδια μέρα, μπορείς να επικοινωνείς ρεαλιστικό χρονισμό για τα υπόλοιπα.
Διαλογή τεσσάρων βημάτων για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων
1. Σάρωσε τα θέματα πριν ανοίξεις το κείμενο
Τα θέματα σου λένε αποστολέα, αντικείμενο και συχνά επείγον. Βοηθούν και τα καθαρά θέματα από την ίδια την ομάδα σου, όπως καλύπτεται στο θέματα επαγγελματικών email. Παράλειψε ή διάβασε σε παρτίδες ό,τι είναι σαφώς για ενημέρωση.
2. Ιεράρχησε με βάση έσοδα και προθεσμίες
Τα ενεργά αιτήματα πελατών, οι συμφωνίες που περιμένουν follow-up και τα προβλήματα πληρωμής προηγούνται των γενικών ερωτημάτων. Αντιστοίχισε το email υποστήριξης με τη διαδικασία του επαγγελματικό email για την εξυπηρέτηση πελατών, ώστε τα στοιχεία επιπέδου ένα να εμφανίζονται σε μία προβολή.
3. Αποφάσισε αν είσαι ο υπεύθυνος
Πολλά μηνύματα χρειάζονται μόνο προώθηση ή ένα σημείωμα ότι θα απαντήσει κάποιος άλλος. Αν είσαι σε κοινοποίηση για ενημέρωση, αντιστάσου στην παρόρμηση να απαντήσεις, εκτός αν σε ρωτήσουν. Οι κανόνες ανάθεσης στο επόμενο κεφάλαιο, πώς αναθέτεις email χωρίς να χάνεις τον έλεγχο, κρατούν το email επιπέδου ένα μακριά από λάθος γραφείο.
4. Επεξεργάσου τα υπόλοιπα σε παρτίδες
Πρόγραμμα δύο ή τρία μπλοκ email την ημέρα αντί να ζεις μέσα στο inbox. Απάντα σε παρτίδες στο επίπεδο δύο. Ξαναδές το επίπεδο τρία μία φορά την εβδομάδα. Το επίπεδο τέσσερα σπάνια πρέπει να φτάνει στην κύρια προβολή σου, αν δουλεύουν τα φίλτρα.
Η προτεραιοποίηση είναι μια καθημερινή επιλογή και όχι μια ρύθμιση μίας φοράς. Όσο πιο τίμια ιεραρχείς τον αντίκτυπο, τόσο πιο ήρεμο φαίνεται το inbox σου, ακόμα κι όταν ανεβαίνει ο όγκος.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να απαντώ στα email με τη σειρά που έφτασαν;
Η σειρά άφιξης σπάνια ταιριάζει με τον επιχειρηματικό αντίκτυπο. Κάνε πρώτα διαλογή με βάση το επείγον και τα έσοδα και μετά χειρίσου με τη σειρά άφιξης τα μηνύματα του ίδιου επιπέδου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Πώς δίνω προτεραιότητα όταν όλα φαίνονται επείγοντα;
Ρώτα ποια καθυστέρηση κοστίζει χρήματα ή εμπιστοσύνη σήμερα. Αν καμία δεν κοστίζει, είσαι εξ ορισμού στο επίπεδο δύο. Γράψε σύντομες απαντήσεις αναμονής όταν κάποιος χρειάζεται επιβεβαίωση χωρίς ακόμα πλήρη απάντηση.
Χρειάζονται ξεχωριστό φάκελο οι VIP αποστολείς;
Ένα φίλτρο ή μια ετικέτα για τους κορυφαίους πελάτες και συνεργάτες μπορεί να φέρει το email τους στην κορυφή. Κράτα τη λίστα σύντομη, ώστε η ετικέτα να μένει ουσιαστική. Το φάκελοι και ετικέτες για business email εξηγεί πώς να τη φτιάξεις.
Πρέπει να χρησιμοποιώ αποδείξεις ανάγνωσης ή σημαίες για την προτεραιότητα;
Οι σημαίες και τα αστέρια δουλεύουν όταν τα χρησιμοποιείς με συνέπεια μόνο για στοιχεία επιπέδου ένα. Τα πάρα πολλά σημαδεμένα μηνύματα ξαναδημιουργούν τον θόρυβο που προσπάθησες να αποφύγεις. Καθάρισε τη σημαία όταν τελειώσει το νήμα.
Πώς αλλάζει η προτεραιοποίηση όταν προσλαμβάνω βοήθεια;
Τεκμηρίωσε ποιες κατηγορίες μπορεί να απαντά μόνο του το προσωπικό και ποιες χρειάζονται έλεγχο από τον ιδιοκτήτη. Οι κοινές ουρές χρειάζονται ορατή κατάσταση, ώστε τίποτα να μη μένει χωρίς ανάθεση. Το κοινό inbox για επιχειρήσεις καλύπτει την ορατότητα της ομάδας.
Είναι αγένεια να καθυστερώ το email χαμηλής προτεραιότητας;
Οι επαγγελματικές επωνυμίες ορίζουν τίμια περιθώρια απάντησης και τα τηρούν για το email που μετράει. Η επεξεργασία της προαιρετικής ανάγνωσης σε παρτίδες είναι φυσιολογική, όταν τα επείγοντα νήματα μένουν εγκαίρως. Οι καλές πρακτικές business email για επωνυμίες στηρίζουν αυτή την ισορροπία.