Οι ασυνεπείς υπογραφές είναι από τους πιο γρήγορους τρόπους για να φαίνεται μικρότερη μια ομάδα που μεγαλώνει. Αν κάθε μήνυμα φέρει άλλη γραμματοσειρά, άλλο μέγεθος λογοτύπου ή άλλη μορφή τίτλου, οι πελάτες το προσέχουν ακόμα κι όταν δεν μπορούν να πουν τι τους φαίνεται περίεργο.
Η συνέπεια των υπογραφών της ομάδας σημαίνει ότι κάθε εξερχόμενο μήνυμα του προσωπικού σου φέρει την ίδια οπτική δομή, σωστά στοιχεία επικοινωνίας και εγκεκριμένους συνδέσμους. Η συνέπεια δεν αφορά το να αφαιρέσεις την προσωπικότητα από τον χαιρετισμό. Αφορά το να κάνεις το υποσέλιδο τόσο αξιόπιστο όσο το λογότυπο στην ιστοσελίδα. Δες πώς διατηρούν αυτό το πρότυπο οι ομάδες.
Πώς κρατούν οι ομάδες συνεπείς τις υπογραφές email;
Ξεκίνα με ένα εγκεκριμένο πρότυπο. Όρισε τα υποχρεωτικά πεδία: όνομα, τίτλο, εταιρεία, τηλέφωνο και σύνδεσμο ιστοσελίδας. Τα προαιρετικά πεδία μπορεί να περιλαμβάνουν σύνδεσμο ημερολογίου ή σετ εικονιδίων social από το σύνδεσμοι social στην υπογραφή email. Κλείδωσε τις επιλογές διάταξης, όπως μέγεθος γραμματοσειράς, πλάτος λογοτύπου και χρώμα, σε ένα μοναδικό αρχείο-πηγή.
Μοίρασε το πρότυπο στην υποδοχή και ξαναστείλ' το όταν ενημερώνεται η επωνυμία. Η κεντρική διαχείριση είναι καλύτερη από το να ζητάς από κάθε εργαζόμενο να ξαναχτίσει μόνος το υποσέλιδό του. Η προσέγγιση επεκτείνει το διαχείριση υπογραφών email ομάδας με κανόνες συνέπειας που οι ομάδες μπορούν να ελέγχουν.
Μέθοδοι που δουλεύουν σε διαφορετικά μεγέθη ομάδας
1. Πρότυπο συν λίστα ελέγχου
Οι μικρές ομάδες αντιγράφουν ένα κοινό μπλοκ HTML ή πλούσιου κειμένου και επαληθεύουν τα πεδία με μια λίστα μίας σελίδας. Δουλεύει μέχρι ο αριθμός του προσωπικού να κάνει κουραστικούς τους χειροκίνητους ελέγχους.
2. Κεντρική ενημέρωση σε αλλαγή ρόλου
Το HR ή οι λειτουργίες ενημερώνουν τον τίτλο και το τηλέφωνο στο κύριο πρότυπο όταν προάγεται κάποιος. Οι εργαζόμενοι ξαναεγκαθιστούν το ανανεωμένο μπλοκ την ίδια μέρα.
3. Επιβεβλημένη πολιτική υπογραφής
Οι μεγαλύτερες ομάδες εφαρμόζουν υπογραφές μέσα από ρυθμίσεις διαχειριστή, ώστε οι χρήστες να μη διαγράφουν υποχρεωτικά στοιχεία. Συνδύασε την επιβολή με οδηγίες σχεδιασμού από το καλές πρακτικές σχεδιασμού υπογραφής email.
Συνηθισμένες ρωγμές συνέπειας που πρέπει να προλάβεις
Τα παλιά λογότυπα μένουν μετά από ένα rebrand. Οι τίτλοι αποκλίνουν όταν κάποιος αλλάζει ρόλο αλλά κρατά παλιά υπογραφή. Οι προσωπικοί σύνδεσμοι social αντικαθιστούν τους εγκεκριμένους συνδέσμους της εταιρείας. Τα τηλέφωνα διαφέρουν ανάμεσα στην ιστοσελίδα και στο υποσέλιδο.
Οι τριμηνιαίοι έλεγχοι υπογραφών πιάνουν γρήγορα την απόκλιση. Σύγκρινε ένα δείγμα αποστολής από κάθε τμήμα με το πρότυπό σου και με τα πρότυπα του υπογραφές email και ταυτότητα επωνυμίας. Το επόμενο κεφάλαιο, πολιτικές email για ομάδες, δείχνει πού τεκμηριώνεις γραπτά τους κανόνες υπογραφής.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει κάθε μέλος της ομάδας να χρησιμοποιεί ακριβώς την ίδια υπογραφή;
Η διάταξη και τα στοιχεία της επωνυμίας πρέπει να ταιριάζουν. Τα προσωπικά πεδία, όπως όνομα και τίτλος, διαφέρουν φυσιολογικά ανά άτομο. Σκέψου ένα πρότυπο με μεταβλητά πεδία ονόματος και ρόλου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, ώστε οι υπογραφές και οι σελίδες να λένε την ίδια ιστορία.
Πώς χειρίζονται οι ομάδες τις ενημερώσεις υπογραφών μετά από rebrand;
Δημοσίευσε το νέο πρότυπο με προθεσμία και επαλήθευσε τη συμμόρφωση με δοκιμαστική αποστολή από κάθε ενεργό γραμματοκιβώτιο. Αφαίρεσε τα αρχεία του παλιού λογοτύπου από τους κοινούς δίσκους, ώστε να μην τα παίρνει κανείς. Οι κανόνες μορφοποίησης υπάρχουν στο μορφοποίηση μπλοκ υπογραφής email.
Χαλάνε οι συσκευές κινητού τη συνέπεια των υπογραφών;
Τα προγράμματα κινητού κάποιες φορές αφαιρούν εικόνες ή αλλάζουν τη διάταξη. Δοκίμασε τις υπογραφές σε κινητό και υπολογιστή πριν τις εφαρμόσεις σε όλη την ομάδα. Οι οδηγίες από το υπογραφές email σε HTML μειώνουν τις εκπλήξεις στην εμφάνιση.
Ποια πεδία πρέπει να εμφανίζονται σε κάθε υπογραφή ομάδας;
Τουλάχιστον πλήρες όνομα, ρόλο, όνομα εταιρείας, μία διαδρομή επικοινωνίας (τηλέφωνο) και τη διεύθυνση της ιστοσελίδας. Πρόσθεσε μόνο πεδία που θα κρατάς ενημερωμένα. Η πλήρης λίστα βρίσκεται στο τι να βάλεις στην υπογραφή email.
Ποιος εγκρίνει τις εξαιρέσεις στις υπογραφές;
Το marketing ή ο υπεύθυνος της επωνυμίας πρέπει να εγκρίνει κάθε αλλαγή διάταξης, επιπλέον αποποίηση ή περιφερειακή παραλλαγή. Οι ευκαιριακές εξαιρέσεις φθείρουν τη συνέπεια μέσα σε εβδομάδες. Τεκμηρίωσε τους εγκρίνοντες μέσα στις πολιτικές email για ομάδες.
Ποια λάθη στις υπογραφές βλάπτουν περισσότερο την αξιοπιστία;
Οι χαλασμένες εικόνες, τα τυπογραφικά στο όνομα της εταιρείας και οι προσωπικές διευθύνσεις στο υποσέλιδο υπονομεύουν γρήγορα την εμπιστοσύνη. Δες το λάθη στις υπογραφές email που πρέπει να αποφύγεις πριν δημοσιεύσεις πρότυπο για όλη την ομάδα.