Προσλαμβάνεις τον πρώτο σου εργαζόμενο και του δίνεις μια προσωπική διεύθυνση για να απαντά. Ένας πελάτης παίρνει προσφορά από εσένα τη Δευτέρα και follow-up από τη νέα πρόσληψη την Τετάρτη. Το follow-up έρχεται από δωρεάν webmail διεύθυνση, χωρίς λογότυπο, χωρίς υπογραφή και με διαφορετικό ύφος. Ο πελάτης αναρωτιέται αν μιλά ακόμα με την ίδια εταιρεία.
Αυτό το μικρό κενό είναι εκεί που αρχίζει να γλιστρά η εμπιστοσύνη. Το επαγγελματικό email για ομάδες σημαίνει ότι κάθε άτομο που γράφει εξ ονόματος της επωνυμίας σου χρησιμοποιεί μια συνεπή διεύθυνση στο domain σου, ακολουθεί κοινά πρότυπα και στέλνει email που μοιάζει να προέρχεται από έναν οργανισμό. Δες γιατί μετράει αυτή η αλλαγή όταν το προσωπικό σου ξεπεράσει το ένα άτομο.
Γιατί χρειάζονται οι ομάδες επαγγελματικό email;
Οι ομάδες χρειάζονται επαγγελματικό email, γιατί οι πελάτες κρίνουν ολόκληρη την επωνυμία από κάθε μήνυμα που παίρνουν. Ένα άτομο με προσωπική διεύθυνση μπορεί να φαίνεται αποδεκτό στην αρχή. Πέντε άτομα με πέντε διαφορετικές δωρεάν διευθύνσεις μοιάζουν με πέντε ξεχωριστούς ελεύθερους επαγγελματίες και όχι με μία εταιρεία.
Το επαγγελματικό email δένει κάθε μέλος της ομάδας με το domain σου. Ονόματα όπως alex@yourbrand.com και support@yourbrand.com λένε στους παραλήπτες ότι το μήνυμα είναι επίσημο. Αυτό το θεμέλιο χτίζεται πάνω στο τι είναι το επαγγελματικό email και στο πώς το επαγγελματικό email χτίζει εμπιστοσύνη.
Τι αλλάζει όταν μια ομάδα μοιράζεται το email πελατών
Το κοινό email πελατών χρειάζεται σαφή ευθύνη και όχι απλώς περισσότερα inbox. Χωρίς πρότυπα, δύο άτομα απαντούν στο ίδιο νήμα με διαφορετικές απαντήσεις. Οι χρόνοι απάντησης διαφέρουν. Οι υπογραφές συγκρούονται. Τα προβλήματα που έλυσες για μόνους ιδιοκτήτες στο συνέπεια στο email σε όλη την επωνυμία σου πολλαπλασιάζονται με κάθε νέα πρόσληψη.
Το επαγγελματικό email ομάδας προσθέτει δομή: διευθύνσεις ρόλου για τη δημόσια επικοινωνία, ατομικές διευθύνσεις για το προσωπικό με όνομα και κανόνες για το ποιος χειρίζεται τι. Αυτή η δομή προστατεύει την αξιοπιστία που έχτισες με το το branding στο email μετράει όσο το branding της ιστοσελίδας.
Πότε πρέπει μια ομάδα να κάνει την αλλαγή
Πέρνα σε επαγγελματικό email ομάδας όταν οποιοσδήποτε εκτός από τον ιδρυτή στέλνει τακτικά email προς πελάτες. Ο ενεργοποιητής δεν είναι μόνο ο αριθμός προσωπικού. Είναι η στιγμή που οι εξωτερικοί παραλήπτες δεν μπορούν να πουν ποιος μιλά επίσημα για την επωνυμία σου.
Τα σημάδια περιλαμβάνουν προσωπικό που ζητά να χρησιμοποιεί προσωπικές διευθύνσεις για τη δουλειά, πελάτες μπερδεμένους για το ποια διεύθυνση να χρησιμοποιήσουν και email υποστήριξης σκορπισμένο σε ιδιωτικά inbox. Το επόμενο κεφάλαιο, ρύθμιση email για ομάδα που μεγαλώνει, περνά τα πρακτικά βήματα αφού αποφασίσεις να μετακινηθείς.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορεί μια ομάδα δύο ατόμων να χρησιμοποιεί επαγγελματικό email;
Μια ομάδα δύο ατόμων ωφελείται μόλις και οι δύο επικοινωνούν με πελάτες. Ακόμα και μία διεύθυνση της επωνυμίας ανά άτομο αφαιρεί την αμφιβολία για το ποιος εκπροσωπεί την εταιρεία. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Χρειάζονται οι εξωτερικοί συνεργάτες δικές τους business διευθύνσεις;
Οι συνεργάτες που γράφουν σε πελάτες εξ ονόματός σου πρέπει να χρησιμοποιούν διεύθυνση στο domain σου ή σαφώς σημασμένο alias ρόλου. Οι προσωπικές διευθύνσεις θολώνουν το όριο ανάμεσα στην επωνυμία σου και τη δική τους. Δες το τι είναι μια business διεύθυνση email για το πώς διαφέρουν οι διευθύνσεις ρόλου και οι προσωπικές.
Αφορά το email ομάδας μόνο την εικόνα;
Η εικόνα είναι ένα κομμάτι. Το email ομάδας βελτιώνει και την ασφάλεια, τις παραδόσεις και την ευθύνη όταν αλλάζει το προσωπικό. Το email δεμένο με το domain σου μένει υπό τον έλεγχό σου και δεν φεύγει μαζί με έναν προσωπικό λογαριασμό. Διάβασε το τι είναι η ασφάλεια email για επιχειρήσεις για την πλευρά της ασφάλειας.
Πρέπει κάθε εργαζόμενος να παίρνει τον ίδιο τύπο διεύθυνσης;
Οι ρόλοι που έρχονται σε επαφή με πελάτες χρειάζονται δημόσιες διευθύνσεις που αναγνωρίζουν οι πελάτες. Το εσωτερικό προσωπικό μπορεί να χρειάζεται ατομικές διευθύνσεις χωρίς να εμφανίζονται στην ιστοσελίδα σου. Τα μοτίβα ονοματοδοσίας από το πώς διαλέγεις το σωστό πρόθεμα email για την επωνυμία σου σε βοηθούν να μένεις συνεπής.
Τι γίνεται αν η ομάδα χρησιμοποιεί ήδη δωρεάν email;
Η μετάβαση παίρνει ένα Σαββατοκύριακο σχεδιασμού και όχι ολόκληρο τρίμηνο. Χαρτογράφησε τις ενεργές διευθύνσεις, φτιάξε λογαριασμούς domain και ενημέρωσε τη σελίδα επικοινωνίας της ιστοσελίδας σου. Το κεφάλαιο πότε να περάσεις σε επαγγελματικό email καλύπτει τον χρόνο και τη σειρά των ενεργειών.
Αντικαθιστά το email ομάδας άλλα εργαλεία επικοινωνίας;
Το email μένει η προεπιλογή για την επίσημη επικοινωνία με πελάτες, ακόμα κι όταν τα εργαλεία chat χειρίζονται την εσωτερική κουβέντα. Οι πελάτες περιμένουν ένα διαρκές αρχείο στο inbox τους. Τα πρότυπα ομάδας από το καλές πρακτικές business email για επωνυμίες ισχύουν σε κάθε κανάλι που χρησιμοποιείς.