Πρέπει τα email σου να ακούγονται ακόμα όπως τότε που είχες δύο υπαλλήλους και ένα δανεικό γραφείο; Ίσως όχι. Πρέπει όμως να διαβάζονται σαν να τα γράφει άλλη εταιρεία κάθε τρίμηνο; Σίγουρα όχι. Το ερώτημα δεν είναι αν αλλάζει η φωνή σου. Είναι αν την αλλάζεις επίτηδες.
Η εξέλιξη της φωνής του email σου με τον καιρό σημαίνει ότι προσαρμόζεις ύφος, λεξιλόγιο και επισημότητα καθώς ωριμάζει η επωνυμία, κρατώντας αναγνωρίσιμες τις βασικές αξίες. Οι πελάτες που διαβάζουν τα email σου εδώ και χρόνια πρέπει να ξέρουν ότι είσαι εσύ, ακόμα κι αν ακούγεσαι πιο σίγουρος ή πιο περιεκτικός από πριν. Δες πώς εξελίσσεσαι χωρίς να χάνεις ταυτότητα.
Πώς εξελίσσεις τη φωνή του email σου με τον καιρό;
Εξελίσσεις τη φωνή ξαναβλέποντας τον οδηγό ύφους σου κάθε χρόνο, παίρνοντας δείγματα από ζωντανά νήματα πελατών και κάνοντας μικρές μετατοπίσεις αντί για αλλαγές μέσα σε μια νύχτα. Κατάγραψε τι μένει σταθερό (αξίες, υποσχέσεις, στυλ υπογραφής) και τι μπορεί να αλλάζει (μήκος προτάσεων, χιούμορ, επισημότητα).
Ξεκίνα από τα τρέχοντα πρότυπα στο τι να κάνεις και τι όχι στο ύφος των email και από τα βασικά γραφής στο πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email. Αυτά είναι η βάση σου, πριν τελειοποιήσεις.
Πότε και γιατί πρέπει να μετατοπίζεται η φωνή
1. Αλλάζει η εξειδίκευση του κοινού
Οι πρώτοι πελάτες μπορεί να χρειάζονται περισσότερες εξηγήσεις. Οι μακροχρόνιοι αγοραστές θέλουν συντομία και άμεσες απαντήσεις. Προσάρμοσε το βάθος και όχι την ειλικρίνεια. Οι επιλογές επίσημου και άτυπου ύφους από το επίσημο και άτυπο email για επωνυμίες σε βοηθούν να διαλέξεις το σωστό επίπεδο ανά τμήμα.
2. Rebrand ή νέα σειρά προϊόντων
Ένα οπτικό rebrand συχνά πυροδοτεί ανανέωση της φωνής. Ενημέρωσε μαζί πρότυπα, υπογραφές και αυτόματες ακολουθίες, ώστε τίποτα να μη στέλνει μπερδεμένα σήματα. Οι συνδέσεις ταυτότητας υπάρχουν στο το branding στο email μετράει όσο το branding της ιστοσελίδας.
3. Ανάπτυξη της ομάδας
Περισσότεροι αποστολείς αυξάνουν τον κίνδυνο απόκλισης. Ένα ζωντανό έγγραφο φωνής με παραδείγματα πριν και μετά κρατά όλους ευθυγραμμισμένους. Οι κανόνες υπογραφών ομάδας από το συνέπεια υπογραφών email ομάδας επεκτείνουν την ίδια ιδέα στη μορφοποίηση.
Πώς δοκιμάζεις με ασφάλεια αλλαγές στη φωνή
Δοκίμασε νέα διατύπωση πρώτα σε έναν τύπο μηνύματος: επιβεβαιώσεις υποστήριξης ή σημειώματα μετά την αγορά. Σύγκρινε ποσοστά απαντήσεων και σχόλια πελατών για τέσσερις εβδομάδες με την παλιά εκδοχή. Αν οι αριθμοί κρατούν ή βελτιώνονται, εφάρμοσε την αλλαγή ευρύτερα.
Μην αλλάζεις ποτέ φωνή σε περίοδο κρίσης. Η σταθερότητα μετράει όταν οι πελάτες είναι ήδη αγχωμένοι. Κράτα τα πειράματα για ήρεμες περιόδους.
Διάβασε δέκα εξερχόμενα μηνύματα του περασμένου μήνα και σημείωσε τρεις φράσεις που φαίνονται ξεπερασμένες. Ενημέρωσε το έγγραφο φωνής σου με αντικαταστάσεις. Στη συνέχεια, δες τις συνήθειες email που χτίζουν εμπιστοσύνη με τα χρόνια.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνεις τον οδηγό ύφους των email;
Ξαναδές τον ετησίως και μετά από κάθε μεγάλο rebrand ή έναρξη σε νέα αγορά. Μικρές προσαρμογές μπορούν να γίνονται τριμηνιαία, όταν οι μετρικές ή τα σχόλια δείχνουν κενό. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων.
Μπορεί η φωνή του email να γίνει πιο ζεστή χωρίς να χάσει τον επαγγελματισμό;
Η ζεστασιά προέρχεται από σαφήνεια, ενσυναίσθηση και απλή γλώσσα, όχι από αργκό ή υπερβολικό μοίρασμα. Οι χαιρετισμοί και τα κλεισίματα από το χαιρετισμοί σε επαγγελματικά email ορίζουν το σωστό άνοιγμα.
Πρέπει τα αυτόματα email να ταιριάζουν με το ύφος των χειροκίνητων απαντήσεων;
Ο αυτοματισμός πρέπει να ακούγεται σαν συντομότερη εκδοχή του ίδιου ανθρώπου και όχι σαν άλλη επωνυμία. Έλεγξε τις ακολουθίες κάθε φορά που ενημερώνεις τα χειροκίνητα πρότυπα. Συμβουλές ροής υπάρχουν στο ροή αυτοματισμού email για επωνυμίες.
Τι γίνεται αν οι ιδρυτές και το προσωπικό ακούγονται διαφορετικά στο email;
Οι ιδρυτές μπορεί να γράφουν με περισσότερο κύρος, αλλά οι πελάτες πρέπει να αναγνωρίζουν κοινό λεξιλόγιο και δομή. Η καθοδήγηση είναι καλύτερη από την επιβολή πανομοιότυπης διατύπωσης. Μοτίβα λαθών υπάρχουν στο τι συμβαίνει όταν χρησιμοποιείς λάθος ύφος στο email.
Επηρεάζει η εξέλιξη της φωνής το στυλ των θεμάτων;
Τα θέματα πρέπει να εξελίσσονται μαζί με το ύφος του κειμένου, ώστε οι υποσχέσεις να ταιριάζουν με το περιεχόμενο. Τα υπερβολικά χαλαρά θέματα με επίσημο κείμενο μπερδεύουν τους αναγνώστες. Οδηγίες για θέματα υπάρχουν στο θέματα επαγγελματικών email.
Πώς τεκμηριώνεις τη φωνή για τους νέους συναδέλφους;
Βάλε πέντε καλά παραδείγματα, πέντε κακά και μια σύντομη λίστα φράσεων που απαγορεύονται. Συνδύασε το έγγραφο με παρακολούθηση ζωντανών νημάτων. Τα βήματα υποδοχής υπάρχουν στο υποδοχή μελών της ομάδας στο business email.