Οι περισσότερες επωνυμίες δεν αποτυγχάνουν στο email επειδή τους λείπουν εφαρμογές. Αποτυγχάνουν, γιατί η φιλοξενία, τα προγράμματα, τα φίλτρα και η πρόσβαση της ομάδας ζουν σε τέσσερα διαφορετικά μέρη με τέσσερα διαφορετικά logins. Ένα μήνυμα χάνεται ανάμεσα σε βήματα ρύθμισης που δεν τεκμηρίωσε κανείς.
Τα εργαλεία διαχείρισης business email είναι οι υπηρεσίες και τα χαρακτηριστικά που στέλνουν, λαμβάνουν, ταξινομούν, αναζητούν και μοιράζονται email στο domain σου. Διάλεξε εργαλεία με βάση τη δουλειά που κάνουν και όχι με βάση λίστες χαρακτηριστικών που δεν θα χρησιμοποιήσεις ποτέ. Εδώ είναι ένας πρακτικός χάρτης.
Τι θεωρείται εργαλείο διαχείρισης business email;
Τα εργαλεία διαχείρισης καλύπτουν ολόκληρη τη διαδρομή από τον διακομιστή ως το inbox. Περιλαμβάνουν τη φιλοξενία email στο domain σου, το πρόγραμμα email από το οποίο διαβάζεις, τους κανόνες που ταξινομούν το εισερχόμενο email, τις λειτουργίες αναζήτησης και αρχειοθέτησης και την κοινή πρόσβαση όταν μια ομάδα χειρίζεται μία διεύθυνση.
Κανένα κουμπί δεν λύνει από μόνο του την οργάνωση. Το σύστημα δουλεύει όταν κάθε επίπεδο επιλέγεται για το μέγεθός σου και συνδέεται καθαρά.
Βασικές κατηγορίες εργαλείων που χρειάζεται κάθε επωνυμία
1. Φιλοξενία στο domain σου
Η φιλοξενία δημιουργεί γραμματοκιβώτια, ορίζει όρια αποθήκευσης και συνδέει το DNS για αποστολή και λήψη. Χωρίς αυτήν οργανώνεις προσωπικό email και όχι business email. Σύγκρινε επιλογές στο τι είναι η φιλοξενία email και πώς τη διαλέγεις και στο πώς παίρνεις email στο δικό σου domain.
2. Ένα πρόγραμμα email που θα ανοίγεις πραγματικά
Το πρόγραμμα είναι εκεί που διαβάζεις, απαντάς και εφαρμόζεις φακέλους ή ετικέτες. Τα προγράμματα για υπολογιστή, web και κινητό πρέπει να συγχρονίζονται, ώστε να μη χάνεις νήματα εν κινήσει. Μάθε τα βασικά στο τι είναι ένα πρόγραμμα email.
3. Κανόνες, φίλτρα και αναζήτηση
Τα φίλτρα δρομολογούν το email με βάση αποστολέα, διεύθυνση ή θέμα. Η αναζήτηση βρίσκει αρχειοθετημένα νήματα. Μαζί δίνουν δύναμη στις συνήθειες από το φάκελοι και ετικέτες για business email και το αρχειοθέτηση και αναζήτηση business email.
Πότε προσθέτεις εργαλεία ομάδας και ροής εργασίας
Πρόσθεσε λειτουργίες κοινού inbox όταν πολλά άτομα απαντούν στην ίδια δημόσια διεύθυνση. Πρόσθεσε πρότυπα όταν οι εντολοδόχοι στέλνουν ρουτίνας απαντήσεις. Πρόσθεσε εξαγωγές διατήρησης όταν η πολιτική απαιτεί μακροχρόνια αποθήκευση. Κάθε αναβάθμιση πρέπει να λύνει ένα πρόβλημα που ήδη νιώθεις και όχι ένα υποθετικό.
Η φιλοξενία email της WEMASY έρχεται σύντομα. Μέχρι τότε ξεκίνα με φιλοξενία και ένα πρόγραμμα email. Πρόσθεσε ταξινόμηση και εργαλεία ομάδας καθώς μεγαλώνει ο όγκος. Το τελευταίο κεφάλαιο, ροή εργασίας διαχείρισης επαγγελματικού email, δείχνει πώς ταιριάζουν τα κομμάτια σε μια τυπική εβδομάδα.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι ξεχωριστά εργαλεία για αποστολή και λήψη;
Η περισσότερη business φιλοξενία περιλαμβάνει και εισερχόμενα γραμματοκιβώτια και εξερχόμενη αποστολή στο domain σου. Το πρόγραμμά σου συνδέεται με αυτές τις ρυθμίσεις με τα διαπιστευτήρια που δίνει ο πάροχός σου. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου, και μπορείς να προσθέσεις μια φόρμα στον δημιουργό ιστοσελίδων.
Αρκούν οι δωρεάν εφαρμογές email για τη διαχείριση της επιχείρησης;
Τα δωρεάν προγράμματα μπορούν να διαβάσουν email domain, αν υποστηρίζουν τυπικές ρυθμίσεις σύνδεσης. Η επιχειρηματική αξία προέρχεται από αξιόπιστη φιλοξενία, αντίγραφα ασφαλείας και λειτουργίες ομάδας στο domain σου. Το προσωπικό και business email εξηγεί το κενό.
Ποια εργαλεία βοηθούν στο κοινό email υποστήριξης πελατών;
Η κοινή πρόσβαση στο inbox, η κατάσταση ανάθεσης και τα κοινά πρότυπα μειώνουν τις διπλές απαντήσεις. Ξεκίνα όταν χαλάει η προώθηση σε προσωπικούς λογαριασμούς. Το κοινό inbox για επιχειρήσεις καλύπτει τον χρονισμό.
Πρέπει να χρησιμοποιώ πρόσθετα τρίτων για να οργανώνω το email;
Χρησιμοποίησε πρώτα τα ενσωματωμένα φίλτρα και φακέλους πριν προσθέσεις επιπλέον επίπεδα. Κάθε πρόσθετο είναι ένα ακόμα login και ένα ακόμα σημείο ασφάλισης. Το πώς οργανώνεις το inbox των business email ξεκινά από τις εγγενείς λειτουργίες.
Πώς ταιριάζουν οι εφαρμογές κινητού στο σύνολο εργαλείων;
Τα προγράμματα κινητού σε βοηθούν στη διαλογή εν κινήσει αλλά είναι φτωχά για βαθιές συνεδρίες αρχειοθέτησης. Χρησιμοποίησε το κινητό για απαντήσεις επιπέδου ένα και τον υπολογιστή για τον εβδομαδιαίο έλεγχο. Το IMAP και POP3 για business email επηρεάζει τον τρόπο που συμπεριφέρεται ο συγχρονισμός.
Πότε είναι ώρα να αναβαθμίσω τη φιλοξενία για αποθήκευση email;
Αναβάθμισε όταν η πολιτική διατήρησης, ο όγκος των συνημμένων ή ο αριθμός γραμματοκιβωτίων ξεπερνούν το πλάνο σου. Η πίεση αποθήκευσης είναι σημάδι να ξαναδείς και τις συνήθειες αρχειοθέτησης. Οι πολιτικές διατήρησης email για επωνυμίες καθοδηγούν πόσο καιρό κρατάς το email.