Τον Ιανουάριο, μια επωνυμία κάνει μισής ημέρας ανασκόπηση: μετρικές, DNS, υπογραφές και δέκα τυχαία νήματα πελατών. Διορθώνει τρία παλιά πρότυπα και ανανεώνει ένα πιστοποιητικό που λήγει, πριν το προσέξουν οι πελάτες. Μια άλλη επωνυμία παραλείπει τον έλεγχο και ανακαλύπτει τον Νοέμβριο ότι οι μισοί από την ομάδα χρησιμοποιούν ακόμα παλιό λογότυπο στις υπογραφές και ότι το DMARC αποτυγχάνει από την άνοιξη.
Ο ετήσιος έλεγχος της επικοινωνίας email είναι μια δομημένη ετήσια ανασκόπηση των διευθύνσεων, του περιεχομένου, της παράδοσης, των συνηθειών της ομάδας και των μετρικών σου. Μετατρέπει την αόρατη απόκλιση σε λίστα διορθώσεων που τη δουλεύεις σε μία συνεδρία σχεδιασμού. Εδώ είναι μια λίστα που καλύπτει ολόκληρο το σύστημα.
Πώς ελέγχεις ετησίως την επικοινωνία email σου;
Κλείσε μισή μέρα με όποιον κατέχει τις λειτουργίες email. Πέρνα από την υποδομή, το περιεχόμενο, τη συμπεριφορά της ομάδας και τους αριθμούς. Κατάγραψε τα ευρήματα και όρισε υπευθύνους με προθεσμίες πριν κλείσει η συνεδρία.
Σύνδεσε τον έλεγχο με τη διαρκή διαχείριση από το ροή εργασίας διαχείρισης επαγγελματικού email και με το έγγραφο στρατηγικής από το στρατηγική μακροπρόθεσμης επικοινωνίας email.
Λίστα ετήσιου ελέγχου
1. Υποδομή και ασφάλεια
Επαλήθευσε ότι οι εγγραφές SPF, DKIM και DMARC ταιριάζουν ακόμα με τη ρύθμιση αποστολής σου. Αφαίρεσε ανενεργά aliases και γραμματοκιβώτια όσων έχουν φύγει. Τα σημεία από το εγγραφές SPF, DKIM και DMARC και το ρόλοι και δικαιώματα στο email ισχύουν εδώ.
2. Περιεχόμενο και πρότυπα
Διάβασε κάθε αυτόματη ακολουθία και τα δέκα κορυφαία χειροκίνητα πρότυπα. Ενημέρωσε προσφορές, συνδέσμους, υπογραφές και νομικές γραμμές. Έλεγξε για τα λάθη που καλύπτονται στο τα πιο συνηθισμένα λάθη στα business email.
3. Μετρικές και σημεία αναφοράς
Σύγκρινε χρόνο απάντησης, ποσοστό ανοίγματος, ποσοστό κλικ και παράδοση με πέρσι και με τα σημεία αναφοράς απόδοσης business email. Δώσε τα αποτελέσματα στο dashboard μετρικών email για επωνυμίες.
4. Δείγματα της ομάδας
Πάρε είκοσι εξερχόμενα μηνύματα στην τύχη από όλα τα τμήματα. Βαθμολόγησε ύφος, σαφήνεια και συμμόρφωση της υπογραφής. Τα κενά οδηγούν σε εκπαίδευση και όχι σε μεμονωμένη επίπληξη.
Μετά τον έλεγχο
Δώσε προτεραιότητα στις διορθώσεις που επηρεάζουν πρώτα τους πελάτες: χαλασμένους συνδέσμους, αποτυχημένη ταυτοποίηση και λάθος διευθύνσεις επικοινωνίας στην ιστοσελίδα σου. Προγραμμάτισε τον καθαρισμό χαμηλότερου ρίσκου για το επόμενο τρίμηνο.
Κλείσε από τώρα την ημερομηνία του ελέγχου και μοιράσου τη λίστα με τον υπεύθυνο της ομάδας. Στη συνέχεια, δες πώς μοιάζει η ώριμη επικοινωνία email όταν το σύστημα τρέχει καλά.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος πρέπει να συμμετέχει στον ετήσιο έλεγχο email;
Βάλε όποιον κατέχει τη φιλοξενία και την επικοινωνία με πελάτες, και τουλάχιστον έναν αποστολέα πρώτης γραμμής από την υποστήριξη ή τις πωλήσεις. Οι μικρές επωνυμίες μπορούν να τον κάνουν μόνο με τον ιδρυτή. Στην ίδια συνεδρία έλεγξε τα στοιχεία επικοινωνίας στον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY, όπου φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου.
Πόσο κρατά ένας πλήρης έλεγχος email;
Οι περισσότερες μικρές επωνυμίες τελειώνουν σε τρεις με έξι ώρες, μόλις υπάρξει η λίστα. Οι μεγαλύτερες ομάδες μπορεί να μοιράσουν τους ελέγχους υποδομής και περιεχομένου σε δύο μισές μέρες. Συμβουλές ροής υπάρχουν στο πώς οργανώνεις το inbox των business email.
Πρέπει να ελέγχεις το email πάνω από μία φορά τον χρόνο;
Κάνε έναν ελαφρύ τριμηνιαίο έλεγχο στις μετρικές και στην ταυτοποίηση και έναν βαθύ ετήσιο στα πρότυπα και στις πολιτικές. Οι κανόνες διατήρησης από το πολιτικές διατήρησης email για επωνυμίες ταιριάζουν στην ετήσια ανασκόπηση.
Ποια εργαλεία βοηθούν σε έναν έλεγχο email;
Εξήγαγε μετρικές από τον πίνακα του email σου, πάρε τις εγγραφές DNS από τον πίνακα του domain σου και αρχειοθέτησε δείγματα νημάτων για βαθμολόγηση. Τα εργαλεία διαχείρισης στο εργαλεία για τη διαχείριση του business email επιταχύνουν τη διαδικασία.
Πώς ελέγχεις το email αφού φύγει ένα μέλος της ομάδας;
Ανάκλησε αμέσως την πρόσβαση, ανάθεσε ξανά τις κοινές ουρές και ενημέρωσε τους αυτόματους απαντητές που ονόμαζαν το άτομο που έφυγε. Η αποχώρηση συνδέεται με το υποδοχή μελών της ομάδας στο business email αντίστροφα.
Τι κάνεις αν τα ευρήματα του ελέγχου πνίξουν την ομάδα;
Χώρισε τις διορθώσεις σε όσες γίνονται αυτόν τον μήνα, όσες το επόμενο τρίμηνο και σε backlog. Οι αστοχίες που βλέπουν οι πελάτες έρχονται πάντα πρώτες. Λάθη αναφορών που πρέπει να αποφύγεις υπάρχουν στο λάθη αναφορών email που κάνουν οι επωνυμίες.