Μια επωνυμία στέλνει προσεγμένα check-in μετά από κάθε αγορά, κρατά την ίδια υπογραφή σε κάθε απάντηση και ελέγχει τα πρότυπα μία φορά το τρίμηνο. Μια άλλη εκτοξεύει τυχαία μαζικά email όταν πέφτουν οι πωλήσεις, αφήνει τρία άτομα να επινοούν το δικό τους ύφος και δεν ελέγχει ποτέ αν απαντά κανείς. Ίδιος κλάδος. Πολύ διαφορετικά αποτελέσματα πέντε χρόνια μετά.
Μια στρατηγική μακροπρόθεσμης επικοινωνίας email είναι ένα τεκμηριωμένο πλάνο για το ποιον γράφεις, τι λες, πόσο συχνά στέλνεις και ποιος κατέχει κάθε τύπο μηνύματος. Συνδέει τις καθημερινές συνήθειες με επιχειρηματικούς στόχους, όπως η διατήρηση πελατών, η ποιότητα υποστήριξης και η αναγνώριση της επωνυμίας. Χωρίς αυτό, το email παρασύρεται. Δες τι περιλαμβάνει μια στέρεα στρατηγική.
Τι είναι μια στρατηγική μακροπρόθεσμης επικοινωνίας email;
Είναι ένα ζωντανό έγγραφο που ορίζει τους στόχους email, τα τμήματα κοινού, τους τύπους μηνυμάτων, τα πρότυπα φωνής και το πρόγραμμα ελέγχων. Δεν είναι ένα ημερολόγιο μίας καμπάνιας. Είναι το πλαίσιο μέσα στο οποίο χωρά κάθε καμπάνια και κάθε απάντηση.
Η στρατηγική σου πρέπει να ευθυγραμμίζεται με το πώς ήδη παρουσιάζεις την επωνυμία. Ξεκίνα από το τι είναι το επαγγελματικό email και από τις πρακτικές στο καλές πρακτικές business email για επωνυμίες. Αυτά ορίζουν τη βάση. Η στρατηγική προσθέτει κατεύθυνση με τον χρόνο.
Βασικά μέρη της στρατηγικής
1. Στόχοι και κοινό
Δήλωσε τι πρέπει να πετυχαίνει το email: επίλυση υποστήριξης, επαναλαμβανόμενες πωλήσεις, υποδοχή ή ενημερώσεις συνεργατών. Ονόμασε τις ομάδες στις οποίες γράφεις και τι χρειάζεται η καθεμία. Η σκέψη μετατροπών από το πώς επηρεάζει το επαγγελματικό email τις μετατροπές βοηθά να δέσεις τους στόχους με αποτελέσματα.
2. Τύποι μηνυμάτων και ρυθμός
Απαρίθμησε κάθε επαναλαμβανόμενο email: σημειώματα καλωσορίσματος, υπενθυμίσεις τιμολόγησης, έλεγχοι ανανέωσης, newsletters, μηνύματα επανασύνδεσης. Όρισε υπευθύνους και κατά προσέγγιση συχνότητα. Ο σχεδιασμός ακολουθιών από το ακολουθίες email που πρέπει να στήσει κάθε επωνυμία σου δίνει μια λίστα εκκίνησης.
3. Φωνή και πρότυπα
Περίγραψε πόσο επίσημος ή χαλαρός ακούγεσαι, ποιες λέξεις αποφεύγεις και πώς μοιάζουν οι υπογραφές. Βάλε συνδέσμους σε πρότυπα για συνηθισμένες απαντήσεις. Τα πρότυπα γραφής από το πώς να γράψεις ένα επαγγελματικό email ανήκουν εδώ ως αναφορά και όχι ως επαναλαμβανόμενοι κανόνες σε κάθε ενότητα.
Πώς συντηρείς τη στρατηγική με τα χρόνια
Ξαναδές το έγγραφο όταν προσλαμβάνεις, κυκλοφορείς προϊόν ή μπαίνεις σε νέα αγορά. Πρόσθεσε μετρικές που παρακολουθείς τριμηνιαία, όπως ο χρόνος απάντησης και τα ποσοστά επαναλαμβανόμενης επαφής. Οι ιδέες dashboard από το dashboard μετρικών email για επωνυμίες κρατούν τους ελέγχους δεμένους με δεδομένα.
Φύλαξε τη στρατηγική εκεί που τη βρίσκει η ομάδα σου: έγγραφα υποδοχής, κοινός φάκελος ή εσωτερικό wiki. Οι νέοι συνάδελφοι πρέπει να τη διαβάζουν πριν στείλουν την πρώτη τους απάντηση σε πελάτη.
Σύνταξε αυτή την εβδομάδα μια στρατηγική μίας σελίδας με τρεις στόχους, πέντε τύπους μηνυμάτων και μια σημείωση φωνής σε απλή γλώσσα. Το επόμενο κεφάλαιο καλύπτει πώς κρατάς το email συνεπές καθώς μεγαλώνει η επωνυμία σου.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι το έγγραφο στρατηγικής email;
Μία ως τρεις σελίδες αρκούν για τις περισσότερες μικρές επωνυμίες. Εστίασε σε αποφάσεις που πράγματι ακολουθεί ο κόσμος και όχι σε εξαντλητική πολιτική. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, όπου μπορείς να κρατάς ενημερωμένα τα δημόσια στοιχεία επικοινωνίας.
Ποιος πρέπει να κατέχει τη στρατηγική επικοινωνίας email;
Συνήθως ο ιδρυτής ή ο υπεύθυνος marketing κατέχει την πρώτη εκδοχή. Καθώς μεγαλώνει η ομάδα, όρισε έναν υπεύθυνο λειτουργιών ή επιτυχίας πελατών να τη συντηρεί. Μοτίβα ευθύνης ομάδας υπάρχουν στο πολιτικές email για ομάδες.
Αντικαθιστά η στρατηγική τον αυτοματισμό email;
Η στρατηγική σου λέει τι να αυτοματοποιήσεις και τι να μείνει ανθρώπινο. Ο αυτοματισμός εκτελεί το πλάνο σε κλίμακα. Ξεκίνα με ενεργοποιητές από το ενεργοποιητές αυτοματισμού email, αφού ορίσεις τους τύπους μηνυμάτων.
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνεις τη στρατηγική;
Έλεγχε τριμηνιαία για μικρές αλλαγές και ετησίως για πλήρη ανασκόπηση. Ενημέρωσέ την αμέσως μετά από μεγάλες αλλαγές σε προϊόντα, τιμές ή ομάδα. Τα βήματα του ετήσιου ελέγχου υπάρχουν στο ετήσιος έλεγχος επικοινωνίας email.
Τι κάνεις αν δεν έχεις γράψει ποτέ πολιτικές email;
Ξεκίνα με το πώς ήδη απαντάς σε πελάτες σήμερα. Κατάγραψε τρία καλά και τρία κακά παραδείγματα και μετά γράψε κανόνες που εξηγούν τη διαφορά. Τα βασικά της καλής συμπεριφοράς από το κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email για επωνυμίες γεμίζουν τα κενά.
Πρέπει οι επωνυμίες B2B και B2C να χρησιμοποιούν διαφορετικές στρατηγικές;
Και οι δύο χρειάζονται σαφείς στόχους και ρυθμό, αλλά το B2B έχει συχνά μεγαλύτερους κύκλους πωλήσεων, με λιγότερες και βαθύτερες επαφές. Το B2C μπορεί να στηρίζεται περισσότερο σε ακολουθίες μετά την αγορά. Η λογική τμημάτων συνδέεται με το μακροχρόνιες σχέσεις με πελάτες μέσω email.