Η επιβεβαίωση παραγγελίας έφτασε σε δευτερόλεπτα. Τέλεια. Τρεις μέρες μετά, η αποστολή άργησε και η μόνη απάντηση ήταν άλλη μία αυτόματη γραμμή κατάστασης χωρίς όνομα. Ο πελάτης απάντησε ζητώντας έναν πραγματικό άνθρωπο. Σιωπή μέχρι τη Δευτέρα. Αυτό συμβαίνει όταν ο αυτοματισμός τρέχει τη σχέση αντί να τη στηρίζει.
Η μακροπρόθεσμη ισορροπία αυτοματισμού και προσωπικού email σημαίνει ότι αυτοματοποιείς τα προβλέψιμα βήματα χαμηλού ρίσκου και κρατάς ανθρώπους στα νήματα όπου εμπλέκεται κρίση, ενσυναίσθηση ή χρήματα. Ο διαχωρισμός πρέπει να τεκμηριώνεται, ώστε οι νέοι συνάδελφοι να μη χρησιμοποιούν από προεπιλογή όποιο εργαλείο είναι πιο γρήγορο. Εδώ είναι μια πρακτική ισορροπία.
Πώς ισορροπείς τον αυτοματισμό και το προσωπικό email μακροπρόθεσμα;
Ισορροπείς ορίζοντας ποιοι τύποι μηνυμάτων είναι πάντα αυτόματοι, ποιοι πάντα χειροκίνητοι και ποιοι ξεκινούν αυτόματοι και περνούν σε άνθρωπο όταν ενεργοποιούνται συγκεκριμένοι ενεργοποιητές. Ξαναδές τον διαχωρισμό δύο φορές τον χρόνο, καθώς αλλάζουν ο όγκος και η πολυπλοκότητα των προϊόντων.
Ξεκίνα από το πεδίο εφαρμογής του πότε πρέπει οι επωνυμίες να χρησιμοποιούν αυτοματισμό email και από τον σχεδιασμό ροής του ροή αυτοματισμού email για επωνυμίες. Αυτά τα κεφάλαια στήνουν τα θεμέλια για μακροπρόθεσμους κανόνες.
Τι αυτοματοποιείς και τι κρατάς ανθρώπινο
1. Αυτοματοποίησε επιβεβαιώσεις και προγραμματισμό
Οι αποδείξεις, οι υπενθυμίσεις ραντεβού και οι απαντήσεις εκτός γραφείου ωφελούνται από την άμεση παράδοση. Τα πρότυπα από το email εκτός γραφείου για επιχειρήσεις και το αυτόματοι απαντητές για business email καλύπτουν τα βασικά, χωρίς να προσποιούνται άνθρωπο.
2. Κράτα ανθρώπινες τις διαφωνίες, τις επιστροφές και τις προσφορές κατά παραγγελία
Κάθε μήνυμα όπου το ύφος μπορεί να εκτονώσει ή να κλιμακώσει μια σύγκρουση χρειάζεται αποστολέα με όνομα. Οι διαδρομές κλιμάκωσης από το ροή εργασίας διαχείρισης επαγγελματικού email βγάζουν γρήγορα αυτά τα νήματα από τον αυτοματισμό.
3. Συνδύασε και τα δύο στις ακολουθίες φροντίδας
Οι ακολουθίες καλωσορίσματος και υποδοχής μπορούν να αναμειγνύουν αυτόματα μαθήματα με ένα προσωπικό check-in από τις πωλήσεις ή την επιτυχία πελατών. Η δομή από το email καλωσορίσματος για επωνυμίες δείχνει πού χωράει η παράδοση.
Κανόνες που εμποδίζουν τον εκτροχιασμό του αυτοματισμού
Όρισε πόσες αυτόματες επαφές τρέχουν πριν από έλεγχο από άνθρωπο. Απαγόρευσε την ψεύτικη προσωποποίηση που εισάγει λάθος στοιχεία. Έλεγξε τις ακολουθίες όταν ανεβαίνουν τα παράπονα. Συνηθισμένες αποτυχίες υπάρχουν στο λάθη αυτοματοποίησης email που πρέπει να αποφύγεις.
Οι πελάτες συγχωρούν τον αυτοματισμό όταν τους εξοικονομεί χρόνο. Τον αποδοκιμάζουν όταν τους κλείνει την πρόσβαση στη βοήθεια. Κάνε τη διαδρομή απάντησης προφανή σε κάθε αυτόματο υποσέλιδο.
Χαρτογράφησε τους πέντε κορυφαίους τύπους μηνυμάτων σου και σημείωσε τον καθένα ως αυτόματο, χειροκίνητο ή υβριδικό. Το επόμενο κεφάλαιο περνά έναν ετήσιο έλεγχο της επικοινωνίας email.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσος αυτοματισμός είναι υπερβολικός για μια μικρή επωνυμία;
Όταν οι πελάτες απαντούν σε αυτόματα email και κανείς δεν απαντά μέσα σε μία εργάσιμη μέρα, έχεις ξεπεράσει το όριο. Ξεκίνα με δύο ή τρεις ακολουθίες και επέκτεινε αργά. Με τον δημιουργό ιστοσελίδων της WEMASY φτιάχνεις τις δικές σου σελίδες στην ιστοσελίδα σου: δες τον δημιουργό ιστοσελίδων, και κράτα ορατή μια ανθρώπινη διαδρομή επικοινωνίας.
Πρέπει τα αυτόματα email να χρησιμοποιούν διεύθυνση no-reply;
Οι διευθύνσεις no-reply εκνευρίζουν πελάτες που έχουν μια απλή ερώτηση. Χρησιμοποίησε μια διεύθυνση που παρακολουθείται, ακόμα και στις αυτόματες αποστολές, όταν γίνεται. Η αρχιτεκτονική διευθύνσεων υπάρχει στο πώς διαλέγεις το σωστό πρόθεμα email για την επωνυμία σου.
Πώς ταιριάζουν τα κοινά inbox με τον αυτοματισμό;
Η αυτόματη δρομολόγηση μπορεί να αναθέτει νήματα σε κοινές ουρές, ενώ το προσωπικό απαντά από την ίδια διεύθυνση της επωνυμίας. Οδηγίες ρύθμισης υπάρχουν στο κοινό inbox για επιχειρήσεις.
Μπορείς να αυτοματοποιήσεις follow-up χωρίς να ακούγεσαι πιεστικός;
Άφησε μέρες ανάμεσα στα follow-up, αναφέρσου στο προηγούμενο νήμα και σταμάτα μετά από δύο αναπάντητες υπενθυμίσεις, εκτός αν η συμφωνία είναι ενεργή. Ο σχεδιασμός ακολουθιών από το αυτοματοποίηση email παρακολούθησης βοηθά να βάλεις όρια.
Επηρεάζει ο αυτοματισμός την παράδοση μακροπρόθεσμα;
Τα υψηλά ποσοστά παραπόνων στο αυτόματο email βλάπτουν τη φήμη του domain. Κράτα καθαρές τις λίστες και σεβάσου αμέσως τις διαγραφές. Τα βασικά της παράδοσης υπάρχουν στο πώς λειτουργεί η παράδοση των email.
Πότε ξαναχτίζεις τον αυτοματισμό μετά από rebrand;
Ξαναχτίσε όταν αλλάζουν ουσιαστικά η φωνή, οι προσφορές ή τα ονόματα προϊόντων. Τρέξε την παλιά και τη νέα εκδοχή παράλληλα για έναν κύκλο, αν ο κίνδυνος μετάβασης είναι υψηλός. Οι ενημερώσεις φωνής συνδέονται με το πώς εξελίσσεις τη φωνή του email σου με τον καιρό.